Les capacitats de DocuWare IDP no es limiten a llegir arxius. Aquest sistema de Processament Intel·ligent de Documents ajuda a separar-los, classificar-los, extreure’n dades rellevants i preparar-los perquè avancin dins del procés adequat.

Hi ha documents que semblen simples a primera vista: un PDF adjunt en un correu, una factura escanejada, una comanda rebuda des d’un portal o un albarà amb un format diferent de l’habitual. Per a moltes empreses, tots arriben com a arxius que algú haurà d’obrir, revisar, interpretar i preparar abans que puguin avançar.

Però aquí és precisament on hi ha el canvi.

Amb DocuWare IDP, un document pot deixar de ser només una cosa que es guarda per convertir-se en informació que se separa, es classifica, s’entén i es prepara per al pas següent. I el més interessant és que moltes de les seves capacitats sorprenen fins i tot a qui ja coneix la gestió documental.

En aquest article repassem cinc capacitats que ajuden a entendre per què l’IDP va molt més enllà de l’OCR tradicional.

1. Capacitats DocuWare IDP per separar documents barrejats

Una de les primeres capacitats que crida l’atenció és la possibilitat de detectar diversos documents dins d’un mateix lot i dividir-los en arxius individuals. Això resulta especialment útil quan la informació no arriba perfectament ordenada, una cosa molt habitual en processos de Finances, Compres o Administració, on un mateix enviament pot incloure una factura, un albarà, un full annex o documentació complementària.

DocuWare IDP contempla la divisió de documents dins d’un lot per generar arxius PDF individuals i facilitar un processament més consistent.

La diferència no és només separar pàgines, sinó preparar cada document perquè pugui tenir el seu propi context, el seu propi tipus documental i el seu propi recorregut.

Per a un CFO, això significa començar des d’una entrada documental més clara. Per a un CIO, significa que el procés neix amb una estructura més ordenada des de l’origen.

2. Identifica quin tipus de document és

No tots els documents han de seguir el mateix camí. Una factura no es tracta igual que una comanda, un contracte no necessita el mateix flux que un justificant i un albarà no té per què acabar en el mateix circuit que una sol·licitud interna.

DocuWare IDP pot identificar automàticament el tipus de document, i ajuda que cada arxiu sigui al lloc adequat en el moment oportú. Això permet que l’equip no comenci sempre per ordenar, sinó per revisar, validar o decidir amb més context.

La classificació automàtica aporta una primera capa d’intel·ligència al procés. El document ja no arriba com una unitat aïllada que algú ha d’interpretar des de zero, sinó com una peça que comença a ubicar-se dins d’un flux concret.

3. Extreu dades fins i tot quan el document no arriba perfecte

En qualsevol empresa, els documents arriben amb una varietat que poques vegades es veu des de fora: alguns proveïdors envien PDF perfectament estructurats, d’altres tramenten escanejos, d’altres utilitzen plantilles pròpies i, en determinats casos, la informació apareix en formats poc homogenis o fins i tot escrita a mà.

Aquí és on l’IDP resulta especialment interessant. DocuWare IDP està dissenyat per extreure dades rellevants fins i tot de documents desestructurats i també reconeix text manuscrit per convertir-lo en editable.

Això canvia la manera de veure els documents que entren cada dia. No es tracta només de llegir el que apareix en una pàgina, sinó de recuperar informació útil de documents reals, amb la varietat i les imperfeccions pròpies de qualsevol entorn empresarial.

4. DocuWare IDP converteix l’arxiu en informació útil

Un PDF desat en una carpeta continua sent un arxiu. Un document processat amb IDP pot convertir-se en alguna cosa més: proveïdor, data, import, número de factura, referència, comanda, centre de cost o qualsevol dada rellevant per continuar el procés.

Aquest canvi és important perquè moltes empreses no necessiten simplement emmagatzemar millor, sinó connectar millor el que arriba amb el que ha de passar després. Quan la informació s’extreu i s’estructura, pot alimentar validacions, aprovacions, cerques, fluxos de treball o integracions amb altres sistemes.

Per a Finances, això aporta una entrada de dades més clara. Per a IT, facilita que la informació arribi més preparada a l’arquitectura existent. I per a l’empresa, permet que el document deixi de ser un punt final i passi a formar part activa del procés.

5. L’equip passa d’introduir dades a supervisar amb criteri

El més interessant de l’IDP no és que la tecnologia faci més coses, sinó que permet que les persones dediquin més atenció al que realment necessita criteri.

Quan la classificació i l’extracció de dades s’automatitzen, l’equip es pot concentrar a revisar, validar, detectar excepcions, supervisar la qualitat i prendre millors decisions amb la informació ja preparada. Això respecta el coneixement de l’equip i el situa en una part més valuosa del procés.

A Finances i Compres, això es pot notar en la manera de gestionar factures, comandes, albarans o documentació associada. A IT, es tradueix en dades més estructurades i preparades per integrar-se amb sistemes empresarials. A direcció, aporta una visió més clara de com flueix la informació dins de l’organització.

Quan el document comença a treballar

El més sorprenent de DocuWare IDP no és una funció aïllada, sinó el canvi d’enfocament. Abans, un document era una cosa que arribava, s’obria, es revisava, es reanomenava, s’arxivava i es tornava a buscar quan feia falta. Amb l’IDP, un document pot arribar, separar-se, classificar-se, extreure’n les dades i preparar-se per al pas següent.

Mentrestant, l’equip treballa amb més context. Finances revisa amb més claredat, Compres valida amb més informació, IT integra millor la dada i l’empresa guanya una manera més ordenada de gestionar el que entra cada dia per diferents canals.

Perquè la veritable màgia no està en el fet que la tecnologia faci soroll. Està en el fet que treballa en segon pla i aconsegueix que cada document arribi més preparat.

A RIC Solutions t’ajudem a identificar on pot aportar més valor DocuWare IDP dins dels teus processos reals. Vols veure una demostració de DocuWare IDP?

La entrada 5 capacitats de DocuWare IDP que van més enllà de l’OCR aparece primero en RIC Solutions.