Una nueva versión centrada en facilitar el día a día de usuarios y administradores, con mejoras en movilidad, Outlook, configuración y gestión técnica.

Las nuevas versiones de software no siempre necesitan grandes titulares. A veces, las mejoras más interesantes son las que hacen que el trabajo fluya con menos fricción: encontrar un documento desde el móvil, responder una tarea fuera de la oficina, archivar un correo con el criterio correcto o administrar el sistema desde un entorno más centralizado.

DocuWare 7.14 avanza precisamente en esa dirección. No se trata de cambiar la forma de trabajar de golpe, sino de mejorar algunos puntos clave para que los documentos, las tareas y la configuración estén mejor conectados.

Una nueva app móvil para trabajar también fuera de la oficina

Una de las novedades más visibles es la nueva app de DocuWare, disponible para iOS y Android. DocuWare la presenta como una app complementaria, pensada para casos de uso móviles y para facilitar el acceso a documentos y tareas cuando el usuario no está delante del ordenador.

• La app permite buscar documentos desde el móvil, compartirlos a través de otras aplicaciones.
• Acceder a tareas asignadas organizadas por workflow y recibir notificaciones push cuando hay nuevas tareas pendientes.
• También permite importar archivos a DocuWare directamente desde otras apps móviles, algo útil cuando se necesita capturar información en el momento.

Dicho de forma sencilla: si un proceso necesita avanzar, ya no tiene por qué esperar siempre a que alguien vuelva a su puesto de trabajo.

Por ahora, la nueva app funciona con sistemas DocuWare Cloud. El soporte para organizaciones On-Premises con versiones 7.9 o superiores está previsto para otoño de 2026.

Outlook gana más orden para archivar correos

Otra mejora relevante está en DocuWare for Outlook. Con esta actualización, el complemento puede utilizar configuraciones de importación creadas en Connect to Outlook para archivar correos electrónicos. Al seleccionar una configuración, se aplican automáticamente la ubicación de almacenamiento, la indexación, el formato y la gestión de adjuntos definidos.

Esto ayuda a que el archivo de correos sea más coherente entre equipos. En lugar de que cada usuario decida manualmente cómo guardar cada mensaje, la empresa puede trabajar con configuraciones centralizadas y criterios comunes.

Además, esta actualización se alinea con el plan de Microsoft de retirar Classic Outlook en 2029.

DocuWare indica que, a medida que Classic Outlook desaparezca, Connect to Outlook dejará de comercializarse y posteriormente dejará de tener soporte; el complemento DocuWare for Outlook será la vía admitida para el nuevo Outlook.

Más configuración desde el navegador

DocuWare 7.14 también continúa moviendo la administración hacia entornos más modernos y accesibles. Según las notas técnicas de la versión, todos los elementos de configuración de una organización DocuWare Cloud están ahora disponibles en DocuWare Configurations, basado en navegador, y la aplicación de escritorio DocuWare Administration queda discontinuada.

Para los equipos IT, esto significa una administración más alineada con la forma actual de gestionar soluciones cloud: menos dependencia de herramientas locales y más control desde un entorno centralizado.

Mejoras para entornos On-Premises

En instalaciones On-Premises, DocuWare 7.14 introduce DocuWare Server Manager, que sustituye a DocuWare Administration y DocuWare Service Control como herramienta para la administración de servidores. Se instala por defecto en los servidores DocuWare y permite centralizar tareas de gestión técnica del entorno.

También hay cambios técnicos que conviene revisar antes de actualizar. Por ejemplo, la actualización directa a la versión 7.14 está soportada desde DocuWare 7.9 o superior, y hay requisitos modificados en Cloud y On-Premises que deben tenerse en cuenta antes de planificar una actualización.

Qué significa todo esto para tu empresa

DocuWare 7.14 no es una versión que haya que leer solo desde la parte técnica. También se puede leer desde el día a día: más movilidad para los usuarios, más orden en el archivo de correos, más continuidad en las tareas y una administración más centralizada para los equipos IT.

Para las empresas que trabajan con DocuWare Cloud, muchas de estas mejoras refuerzan una forma de trabajar más ágil y conectada. Para organizaciones On-Premises, es un buen momento para revisar requisitos, compatibilidades y pasos de actualización con calma.

La tecnología que mejor funciona es la que se integra en los procesos sin complicarlos. Y esta versión va precisamente en esa línea: pequeñas mejoras que ayudan a que el documento esté disponible, la tarea avance y el sistema sea más fácil de gestionar.

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Actualización v.1.8.0.0.

Actualización Mayo 2026

Usuarios

Administrador y usuario del portal. Acceso mediante SSO. (Single Sign-On).

Se añade soporte de autenticación federada mediante el estándar OpenID Connect (OIDC). Los usuarios del Portal pueden iniciar sesión con sus cuentas corporativas de Microsoft Entra ID (Azure AD) o Google Workspace sin necesidad de contraseña local. Las funcionalidades incluidas son:

• • Proveedores SSO: el administrador puede activar, desactivar y personalizar (nombre, icono, color, orden) los proveedores disponibles desde un nuevo panel de administración.
  • Vinculación automática: en el primer acceso OIDC, si el email de la cuenta externa coincide con un usuario del Portal, la vinculación se crea automáticamente sin intervención del administrador.
  • Gestión de identidades pendientes: cuando un usuario OIDC no puede vincularse automáticamente, queda registrado como pendiente. El administrador puede visualizar estos registros y vincularlos manualmente al usuario local correspondiente.
  • Gestión de vinculaciones activas: el administrador puede consultar qué proveedores externos tiene vinculados cada usuario (incluyendo el identificador único Object ID del proveedor) y desvincularlos si es necesario.
  • Detección de email discordante: si el email de la cuenta externa cambia respecto al usuario vinculado, el sistema detecta la discordancia, elimina la vinculación obsoleta y registra la identidad como pendiente para su revisión.
  • Auditoría OIDC: todos los accesos mediante SSO (correctos, fallidos, vinculaciones y desvinculaciones) quedan registrados en el log de auditoría de accesos.

Gestión de sesión y estados de usuarios.

Se añaden dos nuevas capacidades sobre los usuarios del Portal:

• • • Inactivación de usuarios: el administrador puede desactivar un usuario del Portal impidiendo su acceso sin necesidad de eliminarlo. Si un usuario desactivado intenta acceder, la sesión se cierra automáticamente.
    • Tiempo de inactividad por sesión: se puede configurar, a nivel de usuario, el número de minutos de inactividad tras los cuales el Portal cerrará automáticamente la sesión. Útil para entornos con requisitos de seguridad que exigen cierre de sesión automático.

Consultor

Nueva definidora de vistas.

Se añade un nuevo tipo de objeto de consulta que permite definir Vistas lógicas combinando datos de múltiples tablas mediante relaciones. Estas vistas pueden usarse como origen de datos en Widgets, formularios de visualización y consultas del Portal, eliminando la necesidad de crear vistas físicas directamente en la base de datos.

Objetos de negocio:

• Campos calculados.

Se incorpora una nueva pestaña en la configuración de controles de un Objeto de Negocio que permite definir cálculos declarativos entre campos del formulario. Los cálculos se evalúan automáticamente en tiempo real sin necesidad de escribir código JavaScript. Se soportan:

• • Operaciones aritméticas: +, -, *, /, %
  • Operaciones de texto: UPPER, LOWER, CONCAT, etc.
  • Operaciones lógicas y condicionales: AND, OR, =, <, >,<=, >=, <>, IF, WHEN
  • Funciones de agregado sobre filas de tablas: SUM_ROWS(), COUNT_ROWS(), etc.

• Validación de campos por MDQO: Se incorpora una nueva pestaña en la configuración de controles de un Objeto de Negocio que permite definir que un control se valide contra un MDQO (consulta de base de datos) pudiendo configurar el mensaje de error para mostrar al usuario y sus parámetros.

Formularios:

Editor de Javascript: Se rediseña la experiencia de edición de código JavaScript en todos los componentes y secciones del Portal que admiten scripting (eventos de controles, validaciones, acciones de botones, etc.). Las mejoras incluidas son:

• • Editor de código enriquecido: sintaxis resaltada (syntax highlighting) con soporte completo para JavaScript.
  • Detección de errores en tiempo real: marcado visual de errores de sintaxis antes de guardar.
  • Pantalla completa: posibilidad de expandir el editor para trabajar con más espacio en scripts complejos.

Bugs y mejoras

• USUARIO ADMINISTRADOR. USUARIOS DEL PORTAL. Se corrige el problema al intentar eliminar un usuario.
• CONSULTOR. HERRAMIENTAS. EXPORTACIÓN. Se optimiza el tiempo de proceso y el tamaño del fichero generado a la hora de exportar Objetos de Superdiccionario (Web Services, Tablas, Objetos de negocio, Formularios, etc.).

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Actualización v1.7.0.0

Actualización Marzo 2026

Novedades, mejoras y correcciones

Esta nueva versión incorpora mejoras centradas en la experiencia de usuario, el rendimiento de la plataforma y la flexibilidad en la configuración, además de varias correcciones que optimizan el trabajo diario de usuarios y consultores.

Novedades destacadas:

1. Mejoras para el usuario final

1.1.Comunicación de novedades
A partir de esta versión, cada actualización se comunica directamente al usuario mediante banners informativos, facilitando la visibilidad de las nuevas funcionalidades incorporadas.

1.2. Configuración personalizada del entorno
Se amplían las opciones de configuración del usuario desde el icono ⚙️:

• • Ruta de navegación (Breadcrumb)
    El usuario puede decidir si desea visualizar o no la navegación por pestañas.
  • Menú comprimido al iniciar sesión
    Posibilidad de definir si el menú debe aparecer comprimido por defecto al acceder a la plataforma.
  • Panel de Widgets en el cuadro de mando
    El usuario puede elegir si desea mostrar el panel de Widgets en la pantalla inicial.
    En caso de desactivarlo, se mostrarán únicamente las tarjetas de Favoritos y Últimos utilizados.

1.3. Nuevo Cuadro de Mando
Al acceder a Portal One, el usuario visualiza ahora un cuadro de mando centralizado con:

• • Widgets
  • Favoritos
  • Últimos elementos utilizados

Si el Panel de Widgets está habilitado, el usuario puede además crear sus propios Workspaces, organizando los Widgets según sus necesidades.

Nota: Para crear Widgets, el administrador debe conceder acceso a las consultas desde
ADMINISTRACIÓN → PERMISOS → Consultas de ChatBot y Widgets.

1.4. Favoritos más accesibles
Desde cualquier formulario, el usuario puede marcarlo como favorito haciendo clic en el icono ❤️ situado en la parte superior derecha.
Los formularios marcados aparecerán automáticamente en el Cuadro de Mando.

1.5. Optimización del rendimiento
Se ha mejorado el proceso de renderizado de menús y formularios, reduciendo los tiempos de carga y mejorando la fluidez general de la aplicación.

2. Mejoras para consultores y configuradores

2.1. Formularios con estado dinámico (sin JavaScript)
Ahora es posible mostrar, ocultar, habilitar o deshabilitar componentes de un formulario en función de los valores de otros campos, sin necesidad de programación en JavaScript.

2.2. Nuevo comportamiento en el componente “Abrir sección”
Se incorporan los atributos visible y activado para los componentes anidados, totalmente compatibles con el sistema de estado dinámico.

Correcciones y mejoras técnicas

• Tablas editables
  Se añade la opción de búsqueda en los campos de tipo lista desplegable dentro de tablas editables.
• Conectores
  Corregido el traspaso de valores procedentes de listas de selección múltiple hacia los conectores.
• Exportación de objetos SDIC
  Solucionado el problema al arrastrar objetos dependientes durante el proceso de exportación.

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DocuWare ha lanzado la versión 7.12, una actualización significativa que impulsa la eficiencia y la productividad en la gestión documental.

Este lanzamiento introduce características poderosas para automatizar los procesos de negocio, integrar la inteligencia artificial y mejorar la toma de decisiones a través de avanzados análisis de datos.

En este blog, desglosamos las principales novedades de esta actualización DocuWare 7.12, que abarcan desde el procesamiento de facturas electrónicas hasta innovadoras capacidades de análisis de flujos de trabajo.

Procesamiento de facturas electrónicas más eficiente

Uno de los cambios más notables en esta actualización es la mejora en el procesamiento de facturas electrónicas.

DocuWare 7.12 permite transferir de forma automática el contenido de las facturas electrónicas, particularmente las líneas de las facturas, a los campos de las tablas de indexación.

Esto agiliza significativamente la verificación y el posterior procesamiento de las facturas, reduciendo el tiempo de trabajo manual y aumentando la precisión.

Además, la visualización de archivos adjuntos, que suelen acompañar a las facturas electrónicas en formatos como PDF o XML, se ha optimizado.

Estos archivos adjuntos ahora se pueden visualizar directamente en el visor de DocuWare, lo que mejora la accesibilidad y simplifica el flujo de trabajo al permitir que los documentos sean consultados en el mismo lugar.

Mejoras en la integración de inteligencia artificial con IDP

El módulo IDP (Intelligent Document Processing) es otra de las incorporaciones más destacadas de esta versión.

DocuWare ahora permite integrar el procesamiento inteligente de documentos a través de una configuración personalizada dentro de su sistema.

Los usuarios pueden establecer qué tipo de clasificación y extracción de datos debe realizar el sistema IDP para cada tipo de documento, lo que optimiza la organización y el archivo de documentos.

La gran novedad es que esta configuración también se puede integrar con el procesamiento de correos electrónicos.

Gracias a la conexión con Connect to Mail, todos los archivos adjuntos de correos electrónicos entrantes se procesan automáticamente conforme a la configuración IDP, clasificándolos y extrayendo información para su posterior indexación y archivado.

Esto elimina la necesidad de intervención manual, reduciendo el riesgo de errores y aumentando la eficiencia operativa.

Avances en análisis de flujos de trabajo con Workflow Analytics

En el ámbito del análisis de datos, DocuWare 7.12 ha dado un paso importante con la introducción de la API de Workflow Analytics.

Esta nueva herramienta permite transferir datos relacionados con los flujos de trabajo de DocuWare a herramientas de análisis tradicionales, lo que facilita la evaluación detallada de los procesos empresariales.

Las empresas ahora pueden obtener información precisa sobre la eficiencia de sus flujos de trabajo, identificar posibles cuellos de botella y optimizar sus procesos de manera efectiva.

Esta integración de datos con plataformas de análisis como Microsoft Power BI permite crear informes detallados y visualizaciones claras que simplifican la toma de decisiones estratégicas.

En sistemas locales, el conector de Power BI permitirá realizar análisis exhaustivos de los datos almacenados en los archivadores de DocuWare.

Mayor Seguridad y Personalización

Además de las mejoras en la automatización y el análisis, la versión 7.12 también introduce novedades importantes en seguridad y configuración.

Sin duda ahora, los administradores pueden realizar configuraciones avanzadas que permiten personalizar aún más la seguridad de los documentos y la interfaz de usuario, brindando un mayor control y flexibilidad en la gestión de la plataforma.

Novedades Clave

La versión DocuWare 7.12 no solo mejora la eficiencia operativa mediante la automatización del procesamiento de documentos y la integración de inteligencia artificial, sino que también potencia las capacidades de análisis de datos.

Como resultado, permitirá a las Empresas tomen decisiones más informadas y optimicen sus flujos de trabajo.

Con estas novedades, DocuWare refuerza su compromiso de ofrecer soluciones avanzadas que permitan a las organizaciones adaptarse rápidamente a las necesidades cambiantes del mercado.

Este conjunto de herramientas tiene el potencial de transformar la forma en que las empresas gestionan la información y los procesos, proporcionando una plataforma más ágil, segura y conectada.

¿Quieres conocer todas las Novedades de la última actualización DocuWare 7.12? ¡Habla con nuestros expertos!

¿Conoces DocuWare Tour? 

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Descubre las principales novedades de DocuWare 7.12: Optimización en la facturación electrónica, inteligencia artificial y análisis de flujos de trabajo. 

DocuWare 7.12 llega con actualizaciones clave que mejoran la eficiencia de las empresas en la gestión de documentos.

Entre las novedades más destacadas, se encuentran avances en el procesamiento de facturas electrónicas, el uso de inteligencia artificial (IDP) y potentes capacidades de análisis de flujos de trabajo.

Procesamiento de facturas electrónicas más inteligente

Uno de los aspectos más destacados de esta actualización es la optimización del procesamiento de facturas electrónicas. Ahora, DocuWare permite que las líneas de las facturas se transfieran automáticamente a los campos de las tablas de indexación, lo que mejora la precisión y acelera el proceso de verificación.

Además, los archivos adjuntos incrustados en las facturas electrónicas, especialmente en formatos comunes como XML y PDF, ahora se visualizan directamente en el visor de DocuWare, lo que facilita su acceso y revisión.

Inteligencia artificial integrada con IDP

Otra gran mejora es la integración de la inteligencia artificial con la nueva funcionalidad IDP (Intelligent Document Processing). Esta herramienta permite clasificar y extraer automáticamente datos de documentos, incluidos los correos electrónicos y sus archivos adjuntos.

De esta manera, los usuarios pueden procesar documentos entrantes de manera más rápida y precisa, sin necesidad de intervención manual.

¿Sabías que… el 20% del tiempo laboral se pierde buscando información mal archivada o difícil de encontrar?
Con herramientas como DocuWare, ese tiempo puede reducirse drásticamente gracias a la automatización del procesamiento documental y la indexación inteligente. Es como tener un asistente que organiza todo por ti, sin errores ni retrasos.

Análisis de procesos con Workflow Analytics

Por último, entre las novedades de DocuWare 7.12 introduce potentes capacidades de análisis con la API de Workflow Analytics.

Esta API permite integrar datos de flujos de trabajo con herramientas de análisis como Power BI, lo que facilita la toma de decisiones basadas en datos en tiempo real.

Las empresas pueden identificar cuellos de botella, optimizar sus procesos y medir la eficiencia de manera clara y accesible.

Con estas actualizaciones, DocuWare refuerza su compromiso de ofrecer soluciones que mejoren la productividad y la seguridad de las empresas, automatizando procesos clave y proporcionando herramientas de análisis que permiten tomar decisiones fundamentadas y estratégicas.

¿Todavía no has optimizado tus procesos y te gustaría saber si DocuWare se adapta a tu forma de trabajar? Contacta con nuestros expertos hoy mismo.

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