Empezar por la comunicación con los padres/alumnos es un buen punto de partida para iniciar un proceso de Transformación digital.

Hasta ahora muchas de las comunicaciones que mantienen las escuelas con los padres de los alumnos son por llamada, videollamada o bien por escrito si tienen que solicitar alguna autorización formal.

Este trámite manual de solicitud de firma manuscrita, se le entrega al alumno, para que éste se lo entregue a los padres y vuelva a la escuela debidamente cumplimentado y firmado.

Los desafíos que se suelen encontrar son:

• Retraso de entrega de vuelta del documento, en muchas ocasiones hasta la fecha fin
• Deterioro del papel informativo
• Generar segundas copias por la pérdida del documento
• Almacenaje del documento de manera temporal o hasta la finalización de la etapa educativa del alumno

Este mismo procedimiento lo podemos digitalizar gracias al sistema de firmas electrónicas. Implantar soluciones como RICSigner, permite a los trabajadores del centro acabar con este proceso manual, pudiendo mandar comunicados de manera ágil, segura y legal.

Ejemplo de un proceso digital

Con tan solo un clic, podemos hacer un envío masivo por cursos o clases, para solicitar la autorización de los padres, donde todas las respuestas y firmas quedarán registradas en la plataforma online RICSigner, y de esta manera controlar toda su trazabilidad.

Alguna de las mejoras que obtienen las escuelas a corto plazo son:

• Ahorro en impresión y espacio físico de la documentación
• Comunicación inmediata con los padres/alumnos
• Respuestas instantáneas
• Trazabilidad del documento a firmar
• Garantías legales en todos los comunicados con los padres de los alumnos

 

Al tratarse de una solución digital, la documentación queda debidamente custodiada, donde se puede vincular con un gestor documental, ERP, plataforma educativa, para agilizar así muchos procesos de archivado y búsqueda de documentos.

El uso más habitual son las firmas digitales en escuelas:

• Salidas extraordinarias
• Solicitudes de PCR exprés
• Toma de medicación, intolerancias, alergias, …
• Revisiones médicas
• Para el personal interno la firma de cualquier contrato laboral o con algún proveedor.

 

Y la segunda fase sería implementar un Software de Gestión Documental para mantener digitalizada todos los documentos y expedientes de la escuela, para así lograr reducir costes de impresión, de espacio y sobre todo automatizar cada una de las búsquedas recientes como expedientes de exalumnos de hace años.