La factura electrónica obligatoria entre empresas ya tiene un marco definido. Te explicamos qué cambia, qué plazos se han publicado y cómo DocuWare puede ayudarte a preparar el proceso con más orden.

Durante los últimos años, la factura electrónica B2B ha estado presente en muchas conversaciones empresariales. Se hablaba de obligatoriedad, de nuevos formatos, de plataformas, de cambios administrativos… pero, al no existir un calendario claro, era habitual que muchas empresas lo vieran como algo importante, aunque todavía lejano.

Ahora la situación cambia.

El Real Decreto 238/2026, publicado en el BOE el 31 de marzo de 2026, desarrolla el sistema de facturación electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales en España. Según la Agencia Tributaria, el Real Decreto establece los requisitos técnicos y de información del nuevo sistema, así como los requisitos exigibles a las plataformas de intercambio de facturas electrónicas.

Dicho de forma sencilla: la factura electrónica B2B deja de ser una previsión pendiente y empieza a tener un marco real sobre el que las empresas pueden prepararse.

No hablamos de enviar un PDF por email

La nueva factura electrónica obligatoria no consiste simplemente en enviar una factura en PDF por correo electrónico.

La norma se refiere a facturas electrónicas en formato estructurado, preparadas para ser emitidas, transmitidas, recibidas, intercambiadas y procesadas por sistemas. Es decir, documentos que no solo se visualizan, sino que también pueden ser leídos e interpretados por las plataformas y soluciones que intervienen en el circuito.

Esto cambia la forma de entender la factura.

Hasta ahora, en muchas empresas la factura era un documento que llegaba, se revisaba, se aprobaba, se contabilizaba y se archivaba. Con la factura electrónica obligatoria, ese documento tendrá una vida más completa: deberá poder circular por un sistema, comunicar estados y dejar más trazabilidad a lo largo del proceso.

El objetivo de la norma no es solo digitalizar el documento. También busca mejorar el seguimiento del ciclo de facturación, conocer mejor los plazos reales de pago y facilitar el control de los estados de cada factura.

El calendario empieza a tomar forma. Fechas Clave:

El Real Decreto ya está publicado y en vigor, pero su aplicación efectiva queda vinculada a la Orden Ministerial que desarrollará la solución pública de facturación electrónica. A partir de la entrada en vigor de esa Orden, los plazos serán los siguientes:

• 12 meses para empresas y profesionales con un volumen de operaciones superior a 8 millones de euros. Es decir, 1 octubre 2027. 
• 24 meses para el resto de empresas y profesionales. (<8M facturación) 1 octubre 2028.

Además, la solución pública de facturación electrónica deberá estar disponible al menos dos meses antes de la primera aplicación efectiva del Real Decreto.

Esto significa que todavía hay margen de adaptación, pero ya no estamos en una fase indefinida.

Y aquí conviene ser prácticos: muchas empresas esperarán al último momento. Pero quienes ya trabajan con circuitos documentales, aprobación de facturas, ERP y archivo digital tienen una buena oportunidad para revisar el proceso con tiempo y evitar que la adaptación se convierta en una carrera de última hora.

¿Qué cambiará en el circuito real de facturas?

La nueva obligación afectará tanto a facturas emitidas como a facturas recibidas. Las empresas deberán poder emitir y recibir facturas electrónicas a través de plataformas privadas, de la solución pública o de una combinación de ambas vías.

Pero el cambio más relevante no está solo en el formato, está en los estados.

El sistema contempla la comunicación de información asociada a la factura: como aceptación o rechazo comercial y pago efectivo completo, incluyendo las fechas correspondientes. La Agencia Tributaria también indica que la solución pública permitirá generar información sobre el estado de las facturas, incluido su pago efectivo completo.

En la práctica, esto obliga a mirar la factura como parte de un proceso completo: recepción, validación, aprobación, archivo, conexión con ERP, seguimiento de estados y evidencias.

Por eso, para muchas empresas, la pregunta no será solo “¿cómo emitimos una factura electrónica?”, sino también “¿cómo encaja esta factura dentro de nuestro circuito real de trabajo?”.

Si ya trabajas con DocuWare, no partes de cero

Para las empresas que ya utilizan DocuWare, este cambio no tiene por qué plantearse desde una hoja en blanco.

Si tu empresa ya gestiona facturas, documentos, aprobaciones o archivo digital con DocuWare, ya existe una base importante: documentos centralizados, permisos, trazabilidad, flujos de trabajo, evidencias e integración con otros sistemas.

La factura electrónica añade una nueva capa al proceso, pero no tiene por qué vivirse como un proyecto aislado.

DocuWare ha desarrollado su módulo de facturación electrónica para facturas emitidas y recibidas, pensado para facilitar el intercambio, procesamiento, validación, archivo y seguimiento de e-invoices dentro del entorno documental.

Según la información de producto disponible, el servicio de e-invoicing de DocuWare permite automatizar el envío y la recepción de facturas electrónicas, conectarse con redes y autoridades fiscales según el país, transformar formatos, sincronizar estados y trabajar con redes como Peppol. También permite integrar las facturas electrónicas dentro de flujos de trabajo, aprobación y archivo documental.

El calendario previsto indica que el módulo ya está en producción en Cloud para Bélgica, Polonia y Alemania, además de la red Peppol. Está previsto que llegue en junio de 2026 en Cloud para Francia, en octubre de 2026 en Cloud para España e Italia, y en enero de 2027 para entornos On-Premises.

Para los clientes de DocuWare, el mensaje es claro: hay que prepararse, pero con tranquilidad. La solución está evolucionando para acompañar este cambio y desde RIC Solutions iremos informando de los siguientes pasos.

Mientras tanto, puedes ver cómo funcionaría la factura electrónica en DocuWare

Para que puedas visualizarlo de forma sencilla, hemos preparado un acceso a un «Show Me», una demo virtual en la que podrás ver cómo funcionaría el proceso de facturación electrónica con DocuWare.

Ver demo virtual de facturación electrónica con DocuWare.

Este recurso no sustituye una revisión personalizada, pero sí ayuda a entender la lógica general del módulo y cómo puede integrarse dentro de un circuito documental.

Webinar especial después de verano

Tras el verano, RIC Solutions organizará un webinar práctico para explicar los cambios normativos con más detalle y mostrar en directo el módulo de facturación electrónica de DocuWare.

La idea será resolver dudas habituales, enseñar el funcionamiento de la solución y ayudar a los clientes actuales de DocuWare a entender cómo prepararse según su entorno, su volumen de facturas y su forma de trabajar.

La factura electrónica obligatoria no debería verse solo como una nueva exigencia administrativa. Para muchas empresas será también una oportunidad para ordenar procesos, mejorar trazabilidad, reducir tareas manuales y preparar su departamento administrativo para una forma de trabajar más conectada.

Ahora sí hay fechas. Y cuanto antes se entienda el camino, más sencillo será recorrerlo.

FAQs

¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B en España?

El Real Decreto ya está publicado y en vigor, pero la aplicación efectiva se contará desde la futura Orden Ministerial que desarrollará la solución pública. Desde ese momento, habrá 12 meses para empresas con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones y 24 meses para el resto.

¿Un PDF por email cuenta como factura electrónica?

Un PDF enviado por email no equivale, por sí solo, a una factura electrónica estructurada. La nueva obligación se basa en formatos preparados para ser intercambiados y procesados por sistemas.

¿La factura electrónica afectará a facturas emitidas y recibidas?

Sí. Las empresas deberán estar preparadas tanto para emitir como para recibir facturas electrónicas dentro del sistema previsto.

¿DocuWare servirá para gestionar facturas electrónicas?

Sí. DocuWare ha desarrollado su módulo de facturación electrónica para facturas emitidas y recibidas, con integración en procesos documentales, workflows, archivo y seguimiento de estados.

¿RIC Solutions hará una sesión informativa?

Sí. Tras el verano, RIC Solutions organizará un webinar práctico para explicar los cambios y mostrar el módulo en directo.

Referencias: BOE-A-2026-7295 

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La factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales en España ya no es solo una previsión. La base legal existe desde la Ley 18/2022, y el Real Decreto 238/2026 ya ha desarrollado buena parte del sistema. Ahora bien, conviene aclarar un punto importante: hablar de 2027 y 2028 tiene sentido como horizonte, pero las fechas definitivas de aplicación aún dependen de una orden ministerial pendiente, que será la que active el cómputo oficial de los plazos.

¿Qué significa esto en la práctica?

Que, una vez entre en vigor esa orden ministerial, la obligación llegará en dos fases:

• A los 12 meses para empresas y profesionales con más de 8 millones de euros de volumen de operaciones.
• A los 24 meses para el resto.

Por eso muchas organizaciones ya están mirando a 2027-2028 como ventana probable de implantación, aunque hoy todavía no pueda afirmarse una fecha cerrada igual para todos.

La obligación afectará, con carácter general, a los empresarios y profesionales que deban expedir factura en sus relaciones B2B en España. Además, la norma no se limita a emitir y recibir facturas electrónicas. También exige informar sobre determinados estados de la factura, como su aceptación o rechazo comercial y el pago efectivo completo. En la solución pública, la comunicación del pago o del rechazo será obligatoria y deberá informarse en un plazo máximo de 4 días naturales, excluyendo sábados, domingos y festivos nacionales.

Otro punto relevante es que el sistema español combinará plataformas privadas con una solución pública de facturación electrónica gestionada por la AEAT. El acceso a esa solución pública será gratuito, y la norma refuerza la interoperabilidad entre plataformas para evitar dependencias cerradas entre proveedores.

También hay matices importantes, por ejemplo, como regla general, las facturas simplificadas quedan fuera de esta obligación, salvo determinados supuestos previstos en la normativa de facturación.

La conclusión es clara, aunque todavía falte un paso normativo para activar el calendario, esperar al último momento no es una buena estrategia. Revisar ahora el ERP, la gestión documental, los circuitos de aprobación y la capacidad de integración puede evitar prisas, errores y decisiones improvisadas.

Si quieres entender cómo puede afectar esta obligación a tu empresa y qué conviene preparar ya, en RIC Solutions te lo explicamos en una reunión breve. Pregúntanos y vemos tu caso contigo.

Fuentes oficiales

• Ley 18/2022, de creación y crecimiento de empresas (BOE).
• Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo (BOE).

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