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Gestión de contratos con DocuWare: cómo evitar errores, retrasos y vencimientos sin depender del email

Gabriela de Paiva — Fri, 19 Jun 2026 09:48:56 +0000

Gestión de contratos con DocuWare

Cómo evitar errores, retrasos y vencimientos sin depender del email

Junio 2026

Calculadora ROI Calcule el ahorro potencial con DocuWare Estime cuánto tiempo y coste puede ahorrar automatizando la gestión documental.

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Gestionar contratos no debería depender de buscar en correos, revisar carpetas compartidas o preguntar quién tiene la última versión. Cuando los contratos pasan por varias personas, tienen fechas críticas, requieren aprobación o deben conservarse con garantías, la empresa necesita algo más que un lugar donde guardar documentos.

DocuWare permite gestionar contratos de forma digital centralizando la documentación, automatizando revisiones y aprobaciones, controlando vencimientos, manteniendo trazabilidad y archivando cada contrato de forma segura. El objetivo no es solo encontrar un contrato más rápido, sino tener visibilidad sobre todo su ciclo de vida.

¿Por qué la gestión de contratos suele complicarse?

En muchas empresas, los contratos no se pierden de golpe. Se desordenan poco a poco.

Un contrato puede empezar como borrador en Word, enviarse por email, revisarse por varias personas, guardarse en una carpeta, firmarse en PDF, reenviarse a administración y acabar archivado con un nombre diferente al esperado. Si semanas después alguien necesita consultarlo, empieza la búsqueda: correo, carpeta compartida, equipo local, CRM, ERP o conversación interna.

El problema no es tener contratos digitales. El problema es no tener un proceso claro para gestionarlos.

Esto se nota especialmente cuando aparecen preguntas como:

¿Dónde está la última versión del contrato?
¿Quién lo revisó?
¿Está aprobado o pendiente?
¿Cuándo vence?
¿Se renueva automáticamente?
¿Quién tiene permiso para consultarlo?
¿Dónde está la versión firmada?
¿Qué documentación está relacionada con ese acuerdo?

Cuando estas respuestas dependen de una persona concreta, de una hoja de cálculo o de una cadena de emails, la gestión contractual se vuelve frágil.

Respuesta directa: ¿cómo ayuda DocuWare a gestionar contratos?

DocuWare ayuda a gestionar contratos durante todo su ciclo de vida: desde la recepción o creación del documento hasta su revisión, aprobación, firma, archivo, consulta, renovación o cancelación.

En la práctica, permite centralizar contratos en un entorno seguro, organizarlos con criterios de búsqueda, asignar tareas de revisión, crear flujos de aprobación, controlar fechas clave, conservar evidencias y acceder a la información sin depender de carpetas dispersas o correos electrónicos.

Dicho de forma sencilla: DocuWare convierte la gestión de contratos en un proceso visible, trazable y controlado.

Qué es la gestión digital de contratos

La gestión digital de contratos es el conjunto de procesos que permite crear, revisar, aprobar, firmar, almacenar, consultar y controlar contratos de forma organizada y segura.

No se trata solo de guardar un PDF en una carpeta. Una buena gestión contractual debe permitir saber en qué estado está cada contrato, quién ha intervenido, qué versión es la correcta, qué fechas son importantes y qué acciones deben realizarse antes de que sea demasiado tarde.

Un contrato puede afectar a compras, ventas, dirección, legal, finanzas, recursos humanos, proveedores o clientes. Por eso, cuando se gestiona de forma manual, el proceso puede generar retrasos, errores y falta de visibilidad.

Problemas habituales en la gestión manual de contratos

La gestión manual puede parecer suficiente cuando hay pocos contratos, pocas personas y pocas revisiones. Pero a medida que el volumen crece, aparecen problemas recurrentes.

Problema	Consecuencia habitual
Contratos guardados en varias carpetas	Dificultad para saber cuál es la versión correcta.
Aprobaciones por email	Falta de trazabilidad y pérdida de contexto.
Control de vencimientos en Excel	Riesgo de renovaciones no deseadas o cancelaciones fuera de plazo.
Documentos sensibles sin permisos claros	Accesos inadecuados o falta de control interno.
Búsqueda por nombre de archivo	Pérdida de tiempo y dependencia de cómo archivó cada persona.
Falta de histórico	Dificultad para justificar decisiones o preparar auditorías.
Contratos vinculados a presupuestos, pedidos o comunicaciones	Información dispersa entre herramientas.

El riesgo no está solo en tardar más. El riesgo está en tomar decisiones con información incompleta o no detectar a tiempo una obligación contractual importante.

Cómo funciona la gestión de contratos con DocuWare

1. Centralización de contratos

El primer paso es reunir los contratos en un entorno documental centralizado. En lugar de depender de carpetas, escritorios locales o cadenas de email, los contratos quedan almacenados en un archivo digital estructurado.

Esto permite que la empresa defina criterios comunes: proveedor, cliente, departamento, fecha de inicio, fecha de vencimiento, responsable, estado, tipo de contrato o cualquier dato relevante para su operativa.

2. Búsqueda rápida por datos, no solo por nombre de archivo

En una carpeta tradicional, encontrar un contrato depende muchas veces de cómo se nombró el documento. En un gestor documental, la búsqueda puede realizarse por campos, texto, fechas, importes, personas de contacto, estado o términos incluidos en el propio documento.

Esto reduce una de las tareas más repetidas en cualquier departamento: buscar información que ya existe, pero no está fácilmente localizable.

3. Revisión y aprobación con trazabilidad

Los contratos suelen pasar por varias personas antes de aprobarse: dirección, compras, legal, administración, finanzas o la persona responsable del acuerdo.

Con DocuWare, este recorrido puede convertirse en un flujo de trabajo. Cada persona recibe la tarea que le corresponde, puede revisar el documento, añadir comentarios, aprobar, rechazar o solicitar cambios. El sistema permite mantener trazabilidad sobre quién intervino, cuándo y en qué estado quedó el contrato.

Esto evita que el proceso dependa únicamente de reenviar emails o recordar manualmente quién tenía que responder.

4. Control de versiones

Uno de los grandes problemas en contratos es trabajar sobre una versión incorrecta. Puede haber un borrador inicial, una versión revisada, una versión negociada, una versión aprobada y una versión firmada.

Una gestión documental adecuada ayuda a controlar el histórico y evitar que distintas personas trabajen sobre documentos diferentes sin saberlo.

5. Firma digital

En muchos procesos contractuales, la firma es el punto donde más se ralentiza el avance. Cuando la firma se gestiona fuera del flujo documental, pueden aparecer esperas, dudas sobre el estado o documentos firmados que después no se archivan correctamente.

Con una gestión digital conectada, la firma puede integrarse dentro del proceso, facilitando que el contrato avance desde la revisión hasta el archivo final con mayor continuidad.

6. Alertas de vencimiento y renovación

Un contrato no termina cuando se firma. Después hay que controlar fechas clave: vencimientos, renovaciones, cancelaciones, revisiones de condiciones, garantías o periodos de aviso.

DocuWare permite configurar recordatorios para que la empresa actúe antes de que venza un plazo importante. Esto es especialmente útil en contratos de proveedores, alquileres, servicios recurrentes, mantenimiento, licencias, acuerdos comerciales o contratos con renovación automática.

7. Archivo seguro y evidencias

Los contratos contienen información sensible. Por eso, no basta con guardarlos: hay que controlar quién puede verlos, qué acciones se han realizado y cómo se conservan.

La gestión documental permite establecer permisos, mantener registros y conservar los contratos en un entorno preparado para consulta, seguimiento y auditoría.

Ejemplo práctico: de contrato recibido a contrato aprobado y archivado

Imaginemos que una empresa recibe un contrato de proveedor para revisar.

En un proceso manual, el contrato llega por email. Una persona lo descarga, lo reenvía a dirección, otra lo revisa, alguien propone cambios, el proveedor envía una nueva versión, se aprueba por email y finalmente se firma. Después, alguien debe acordarse de guardarlo correctamente y apuntar la fecha de vencimiento en una hoja de cálculo.

Con DocuWare, el proceso puede ser más claro:

El cambio importante no es solo digitalizar el contrato. Es convertirlo en un proceso controlado.

Carpetas, email, Excel o DocuWare: comparativa práctica

Necesidad	Carpetas compartidas	Email	Excel	DocuWare
Guardar contratos	Sí	No es lo ideal	No	Sí
Encontrar contratos por datos	Limitado	Difícil	Solo si se mantiene actualizado	Sí
Controlar versiones	Limitado	Confuso	No gestiona documentos	Sí
Aprobar contratos	Manual	Sí, pero poco trazable	No	Sí, mediante workflows
Controlar vencimientos	Manual	Manual	Sí, pero depende de mantenimiento	Sí, con alertas
Mantener trazabilidad	Baja	Parcial	Baja	Alta
Controlar permisos	Básico o variable	Limitado	No aplica	Sí
Preparar auditorías	Manual	Manual	Manual	Más estructurado
Vincular documentos relacionados	Manual	Difícil	Parcial	Sí

¿Cuándo merece la pena digitalizar la gestión de contratos?

La gestión digital de contratos suele tener sentido cuando se cumplen una o varias de estas situaciones:

La empresa gestiona un volumen relevante de contratos.
Varias personas o departamentos intervienen en la revisión.
Existen aprobaciones internas antes de firmar.
Hay contratos con fechas de vencimiento o renovación.
Se han producido errores por versiones incorrectas.
Se pierde tiempo buscando contratos o anexos.
Hay contratos sensibles que requieren permisos específicos.
La empresa necesita trazabilidad para auditorías o control interno.
Los contratos están relacionados con pedidos, presupuestos, clientes, proveedores o expedientes.

Si el problema se repite, no es una incidencia puntual. Es una señal de que el proceso necesita más estructura.

Cuándo puede no ser prioritario

También conviene ser realistas. Si una empresa tiene muy pocos contratos, todos están perfectamente controlados y apenas existen revisiones o vencimientos críticos, quizá no sea necesario implantar una solución específica de inmediato.

En ese caso, puede ser suficiente mejorar la nomenclatura, la estructura de carpetas y los permisos actuales. Pero cuando el proceso empieza a depender demasiado de recordatorios manuales, correos y personas concretas, el riesgo aumenta.

La automatización no debe implantarse por moda. Debe responder a un problema concreto.

Ver el Tour interactivo de gestión de contratos

Si quieres ver cómo puede funcionar este proceso en un entorno realista, puedes acceder al Tour interactivo de gestión de contratos de DocuWare.

Ver el Tour interactivo de gestión de contratos

Este recurso permite visualizar cómo una empresa puede ganar visibilidad, seguridad y eficiencia en la gestión contractual sin limitarse a guardar documentos en una carpeta.

¿Quieres saber primero qué es DocuWare?

Si todavía estás valorando qué es DocuWare, para qué sirve y en qué casos encaja, te recomendamos empezar por la Guía de DocuWare de RIC Solutions.

Leer la Guía completa de DocuWare

La guía te ayudará a entender la plataforma, sus principales casos de uso y cómo puede aplicarse a procesos como facturas, contratos, archivo documental, aprobaciones internas o procesamiento inteligente de documentos.

¿Quieres calcular el retorno potencial?

Antes de implantar una solución documental, muchas empresas necesitan responder una pregunta lógica: ¿merece la pena?

Para eso, puedes utilizar la calculadora ROI DocuWare de RIC Solutions. En pocos pasos permite obtener una estimación orientativa del ahorro en tiempo y costes asociado a la automatización documental.

Calcular el ahorro potencial con DocuWare

La calculadora no sustituye un análisis personalizado, pero puede servir como primer punto de partida para valorar el impacto de automatizar procesos documentales.

Cómo puede ayudarte RIC Solutions

En RIC Solutions ayudamos a empresas a analizar sus procesos documentales, detectar puntos de fricción y valorar si DocuWare encaja en su operativa.

En gestión de contratos, esto significa revisar cómo se reciben, revisan, aprueban, firman, archivan y consultan los contratos actualmente. A partir de ahí, se puede diseñar un proceso más claro, conectado con las necesidades reales de la empresa y preparado para crecer.

No se trata de cambiarlo todo. Se trata de empezar por el proceso que más riesgo, tiempo o desorden está generando.

Ver el Tour interactivo de gestión de contratos

Cómo la Tecnología está Simplificando el Día a Día en las Residencias

Gabriela de Paiva — Fri, 13 Jun 2025 08:00:54 +0000

¿Cómo la tecnología podría simplificar el día a día de tu Residencia? Vamos a analizarlo en este blog.

En RIC Solutions llevamos años ayudando a empresas y centros como el tuyo a trabajar de forma más simple y eficiente. Y si algo hemos aprendido en este camino es que la tecnología no debe complicarnos la vida, sino todo lo contrario: debe hacernos las cosas más fáciles.

Hoy queremos hablarte de cómo muchas residencias para mayores ya están mejorando su día a día gracias a herramientas que automatizan tareas, reducen el papeleo y permiten que el equipo tenga más tiempo para cuidar y menos para hacer trámites.

¿Qué significa «Automatizar procesos»?

No te preocupes, no es nada complicado. Se trata de dejar que la tecnología se encargue de tareas repetitivas y administrativas, como buscar un archivo, rellenar un formulario o preparar un documento para firmar.

Con soluciones como DocuWare o las firmas digitales, muchas residencias ya están:

Guardando todos sus documentos en digital, seguros y bien organizados.
Evitando errores y pérdidas de papeles importantes.
Firmando documentos desde cualquier sitio, en segundos.

Esto nos lo que nos dicen las residencias que ya han empezado a automatizar algunos de sus procesos:

“Antes todo pasaba por mi mesa. Contratos, autorizaciones, informes médicos… Era un caos. Desde que empezamos a digitalizar, el trabajo es más fluido. Lo mejor es que el equipo ahora puede centrarse en lo importante: cuidar a nuestros mayores con atención y cariño.”

Y eso es justamente lo que buscamos: que la tecnología acompañe al equipo, no lo reemplace. Que sirva para que el trabajo sea más sencillo, más organizado y menos estresante.

¿Por qué digitalizar una residencia?

La respuesta es simple:

Para ahorrar tiempo en gestiones administrativas.
Para tener todo a mano, sin tener que buscar entre carpetas.
Para cumplir con normativas sin dolores de cabeza.
Para escalar sin caos cuando la residencia crece.
Para que el equipo esté más tranquilo y más enfocado en el cuidado de las personas.

¿Y es difícil empezar?

Para nada. Nuestro trabajo consiste en hacerte el camino fácil. Nos encargamos de entender cómo trabajáis, y adaptamos la solución a lo que necesitáis, paso a paso, sin interrupciones ni complicaciones.

En muy poco tiempo, la residencia ya nota el cambio:

Menos tareas repetitivas.
Más orden, más control, más tranquilidad.

¿Te gustaría conocer más? ¿Cómo la tecnología podría simplificar el día a día de tu Residencia?

Si estás pensando en mejorar la forma de trabajar en tu residencia, estaremos encantados de hablar contigo, sin compromiso. Podemos ayudarte a dar los primeros pasos hacia un entorno más ágil, moderno y humano.

Vídeo: Digitaliza el proceso de firma con RICSigner.

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Lo que tu empresa Necesita en un Software de firma digital

Gabriela de Paiva — Wed, 16 Apr 2025 13:40:40 +0000

Elegir un Software de firma digital no es solo una cuestión de tecnología, sino de eficiencia, seguridad y crecimiento empresarial. Si estás considerando digitalizar tu proceso de firmas, seguramente te has hecho preguntas como:

¿Es legalmente válida la firma digital?
¿Cómo puedo garantizar la seguridad de los documentos?
¿Se integrará fácilmente con mis sistemas actuales?
¿Qué tan fácil será para mis empleados y clientes usarla?

Hoy responderemos a estas dudas y te mostraremos por qué RICSigner es la opción ideal para tu empresa.

¿Es legalmente válida la firma digital?

Sí. La firma digital tiene plena validez legal y está regulada en muchas partes del mundo con normativas como eIDAS en Europa y la Ley de Firma Electrónica en otros países.

RICSigner cumple con todas las regulaciones y proporciona certificados electrónicos que garantizan la identidad del firmante y la autenticidad del documento, gracias a la tecnología de ValidatedID.
Además, cada firma queda respaldada con un sello de tiempo y trazabilidad total, lo que refuerza su validez en cualquier proceso legal.

¿Qué tan segura es? ¿Pueden falsificar una firma digital?

La firma digital es mucho más segura que la firma manuscrita. ¿Por qué?

Cifrado avanzado: Protege los documentos para evitar manipulaciones o accesos no autorizados.
Verificación de identidad: Se pueden implementar métodos de autenticación como contraseñas, biometría o códigos únicos.
Registro de auditoría: Cada firma deja un rastro digital con información detallada sobre quién firmó, cuándo y desde dónde.

Con RICSigner, cada documento firmado es inalterable y completamente seguro.

¿Se integrará con los sistemas que ya usamos?

Una de las principales preocupaciones de las empresas es si tendrán que cambiar toda su infraestructura para implementar la firma digital.

La buena noticia: RICSigner se integra fácilmente con herramientas empresariales como ERP, CRM y sistemas de gestión documental.

Somos expertos en integrar soluciones, por lo que si tienes una solución compleja, pregunta directamente a unos de nuestros expertos aquí.

Esto significa que puedes seguir trabajando como siempre, pero con más eficiencia y menos papel.

¿Es fácil de usar para mi equipo y mis clientes?

Nadie quiere una herramienta complicada. Un Software de firma digital debe ser intuitivo y fácil de usar tanto para tu equipo como para tus clientes.

Con RICSigner, firmar un documento es tan fácil como hacer clic en un botón. Además, su interfaz es amigable y no requiere conocimientos técnicos avanzados.

Firma desde cualquier dispositivo, ordenador, móvil o tablet.
No requiere de instalación previa.
Envío de documentos en segundos.

¡Olvídate de procesos complicados, de usar varios aplicativos distintos y adopta una firma digital que realmente simplifique tu trabajo!

¿Puedo hacer seguimiento de los documentos firmados?

Sí, y este es un punto clave. Con RICSigner, no solo envías documentos para firmar, sino que también puedes hacer seguimiento en tiempo real.

Estado de cada documento: Saber quién ha firmado y quién falta.
Historial completo: Mantén un registro seguro de todas las transacciones.
Si tienes un gestor documental, podemos generar recordatorios automáticos para evitar retrasos en los procesos.

Esto no solo mejora la organización, sino que reduce tiempos de espera y acelera la toma de decisiones en la empresa.

Tu empresa necesita más que una firma digital, necesita una solución completa

No todas las soluciones de firma digital son iguales. Tu empresa necesita un Software que no solo firme, sino que también garantice seguridad, integración, facilidad de uso y control total del proceso.

RICSigner es esa solución. Con una plataforma completa y fácil de usar, es la herramienta perfecta para modernizar tu empresa y hacer que cada firma cuente.

¿Listo para transformar la forma en que tu empresa firma documentos? Conoce RICSigner hoy mismo y solicita una demo.

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La Solución de Firma digital que lo tiene Todo

Gabriela de Paiva — Thu, 03 Apr 2025 06:52:43 +0000

La solución de firma digital que lo tiene todo

En un mercado lleno de opciones, RICSigner destaca por ser una solución completa, segura y sencilla. No solo permite firmar documentos digitalmente, sino que también ofrece un control total del proceso, desde la firma hasta el seguimiento posterior. Aquí te contamos qué la hace única y por qué es la mejor opción para tu empresa.

Todo en una misma plataforma: firma, control y trazabilidad

Una de las grandes ventajas de RICSigner es que no solo permite firmar documentos de manera digital, sino que también gestiona todo el ciclo de vida del documento en un solo lugar.

Firma digital avanzada: Adaptada a diferentes necesidades, desde firma biométrica hasta firma centralizada o remota.
Seguimiento en tiempo real: Verifica el estado de cada documento en cada momento, sin necesidad de enviar correos ni hacer llamadas de seguimiento.
Notificaciones automáticas: Recibe alertas cuando un documento ha sido firmado, evitando retrasos y asegurando que todo avance a tiempo.
Almacenamiento seguro: Accede a todos tus documentos firmados en un solo lugar, con seguridad garantizada y cumplimiento normativo.

Con RICSigner, las empresas eliminan la necesidad de usar varias herramientas para un solo proceso. Todo se gestiona desde una única plataforma, de forma ágil y eficiente.

¿Qué hace a RIC Signer diferente de otras soluciones?

No todas las soluciones de firma digital son iguales. Mientras que algunas se centran solo en la firma, RIC Signer va más allá ofreciendo un ecosistema completo para la gestión documental.

Principales diferenciadores de RIC Signer:

✅ Simplicidad y facilidad de uso: No necesitas ser un experto en tecnología. La interfaz es intuitiva y está diseñada para que cualquier usuario pueda firmar y gestionar documentos sin complicaciones.

✅ Firma digital flexible: Diferentes opciones de firma (biométrica, remota, centralizada), adaptándose a las necesidades específicas de cada empresa.

✅ Trazabilidad total: No solo firmas, sino que tienes visibilidad completa del proceso: quién firmó, cuándo y en qué estado está cada documento.

✅ Integración con tus herramientas: Compatible con sistemas de gestión empresarial como Microsoft, SAP, Sage y más. No necesitas cambiar tu flujo de trabajo, RICSigner se adapta a ti.

✅ Máxima seguridad y cumplimiento legal: Cumple con normativas internacionales como eIDAS y la Ley de Firma Electrónica, asegurando validez legal en cada firma.

Más que una firma, una solución completa

Si buscas una solución de firma digital que no solo te permita firmar, sino gestionar y controlar todo el proceso en una única plataforma, RICSigner es la opción ideal.

Firma más rápido, con más seguridad y sin complicaciones. Descubre hoy mismo en este enlace, cómo RICSigner puede transformar la forma en la que tu empresa gestiona documentos.

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Digitalizar tus firmas es el mejor cambio para tu Empresa

Gabriela de Paiva — Wed, 02 Apr 2025 08:51:39 +0000

Todos queremos inmediatez y eficiencia, ya que define el éxito de una empresa, seguir firmando documentos en papel es como seguir enviando faxes en la era del correo electrónico. Si aún no has digitalizado tus firmas, es momento de hacerlo.

Hoy te contamos por qué implementar una solución de firma digital como RICSigner no solo es una ventaja, sino una necesidad para cualquier empresa moderna.

Gana agilidad y ahorra tiempo

¿Sabías que un documento en papel tarda hasta 5 días en completarse debido a envíos, revisiones y devoluciones? Con la firma digital, ese proceso se reduce a minutos.

Ya no dependes de reuniones presenciales, correos físicos o impresiones innecesarias. Un contrato puede enviarse y firmarse desde cualquier lugar con solo unos clics.

Ejemplo real: Un equipo de ventas puede cerrar un acuerdo con un cliente en cuestión de minutos, en lugar de hacerlo en papel y esperar días o semanas a cuadrar agendas, concertar visita, desplazamientos e imprevistos.

Seguridad y validez legal garantizadas

Uno de los mayores mitos sobre la firma digital es que no es segura. La realidad es que es más segura que la firma en papel.

Cada firma digital tiene una trazabilidad completa, con certificados que garantizan la identidad del firmante.
Se evita el riesgo de falsificaciones o alteraciones.
Cumple con normativas internacionales como el eIDAS en Europa y la Ley de Firma Electrónica en muchos países.

Con RICSigner, cada firma queda registrada con un sello de tiempo y cifrado, asegurando su autenticidad y legalidad.

Nota: RICSigner utiliza la tecnología de VIDSigner, de ValidatedID para autentificar todas las firmas digitales. Por lo que actualmente Validated ID cumple con el Reglamento eIDAS (Reglamento (UE) Nº 910/2014 sobre identificación electrónica y servicios de confianza). Su solución de firma electrónica, VIDsigner, está diseñada para cumplir con los requisitos legales más exigentes y es considerada un servicio de confianza en el ámbito eIDAS. Esto significa que puede proporcionar firmas electrónicas avanzadas y cualificadas, garantizando la seguridad y la validez legal de las transacciones electrónicas.

Reduce costes operativos

El papel, el almacenamiento de documentos físicos, los desplazamientos y los envíos postales generan un coste que muchas empresas no consideran… hasta que lo suman todo.

Datos que impactan:

Las empresas pueden ahorrar hasta un 85% en costes operativos relacionados con la gestión documental. El 65% de los documentos en papel terminan extraviados o mal archivados.

Digitalizar las firmas no solo elimina estos costes, sino que optimiza la gestión documental y la recuperación de archivos.

Contribuye a la sostenibilidad

Si tu empresa busca ser más Sostenible, evitar el uso de vehículos de combustión para desplazamientos e incluso reducir el consumo de papel o bien utilizar impresoras más sostenibles para documentos que si requieren ser impresos, es un gran paso.

Dato impactante: Por cada millón de firmas en papel, se talan aproximadamente 10.000 árboles.

Pasarse a la firma digital con RICSigner significa menos papel, menos residuos y un impacto ambiental positivo.

Adaptabilidad e integración con tus sistemas

¿Te preocupa la transición? No hay problema. RICSigner se integra con sistemas como CRM, ERP o Software de gestión documental, lo que hace que el cambio sea rápido y sin interrupciones.

Compatible con plataformas como Microsoft, SAP, Sage y más.
Fácil de usar para cualquier equipo, sin necesidad de formación técnica avanzada.
Accesible desde cualquier dispositivo: ordenador, móvil o tablet.

Además, en RIC Solutions, contamos con una amplia experiencia en el sector del desarrollo. Nuestro objetivo es simplificar cualquier proceso e integrar soluciones para facilitar el trabajo diario de las empresas.

No es una opción, es una necesidad

Si aún te preguntas si debes digitalizar tus firmas, la respuesta es clara: Sí, y cuanto antes lo hagas, mejor. Las empresas que han dado este paso han visto mejoras en su eficiencia, reducción de costes y mayor seguridad en sus procesos.

No dejes que los trámites en papel frenen tu crecimiento. Pásate a RICSigner y descubre cómo firmar documentos puede ser rápido, seguro y sin complicaciones.

¿Listo para dar el siguiente paso? Conoce RICSigner hoy mismo. Solicita aquí una demostración de RICSigner o habla con nuestros expertos.

Digitalizar tus firmas, está en tus manos.

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¿Tu Empresa está preparada para la Ley Crea y Crece?

Gabriela de Paiva — Wed, 07 Jun 2023 09:15:29 +0000

En este artículo queremos aportarte algo de luz sobre el uso obligatorio de la factura electrónica y plantearte si tu empresa está preparada para esta nueva ley Crea y Crece.

La Ley Crea y Crece es una iniciativa del Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación digital del Plan de Recuperación, Transformación y Resiliencia que contempla medidas para la transformación digital de la economía entre otros objetivos.

Objetivos de esta nueva Ley de facturas electrónicas

Esta nueva ley se aprobó a finales de septiembre de 2022 con la finalidad de facilitar la creación nuevas empresas, facilitar su financiación y evitar la morosidad de las empresas.

La Ley Crea y Crece es una legislación que busca mejorar la eficiencia y transparencia en la gestión empresarial, mediante la promoción del uso de tecnologías digitales. Entre otras cosas pretende digitalizar todo el proceso administrativo para la creación de una empresa, con el objetivo que se pueda realizar 100% en formato digital.

Pero una de las medidas que afectará a las empresas existentes es la obligatoriedad para emitir y recibir facturas electrónicas, con el objetivo de reducir la evasión fiscal y fomentar la formalidad en la economía.

El objetivo es que las empresas que generan mayores ingresos sean las primeras en adoptar esta modalidad de facturación, para que, paulatinamente, todas las empresas adopten esta práctica.

Se estima que la implementación de esta ley sea un proceso gradual, en el cual se han establecido diversas etapas para que las empresas vayan adaptándose a las nuevas disposiciones.

¿Qué beneficios puede obtener la empresa con este cambio?

El uso de facturas electrónicas ofrece diversas ventajas para las empresas y para el Estado, entre las cuales destacan las siguientes:

Reducción de costes en varios conceptos: la emisión y el almacenamiento de facturas electrónicas es más económico que la emisión y almacenamiento de facturas impresas, ya que no requiere de la compra de papel, tinta, impresoras, ni de espacio físico para el almacenamiento.
Agilidad en la gestión: la emisión y recepción de facturas electrónicas se realiza de forma inmediata y en línea, lo que permite una gestión más ágil y eficiente de la documentación.
Mejora de la transparencia: la facturación electrónica permite una mayor trazabilidad de las transacciones comerciales, lo que facilita la detección de posibles irregularidades y contribuye a la reducción de la evasión fiscal.
Contribución al medio ambiente: la emisión de facturas electrónicas implica una reducción en el consumo de papel y, por tanto, una menor emisión de residuos.

¿Qué deben hacer las Empresas y Autónomos?

En esencia, establece que las empresas deben migrar sus sistemas de facturación a soluciones cloud para emitir facturas electrónicas.

La factura electrónica, obligatoria para todo autónomo y empresario tras la ley Crea y Crece

El País Economía

Las facturas electrónicas deben ser emitidas mediante un proveedor autorizado por la Agencia Tributaria AEAT.
Las facturas electrónicas emitidas deberán estar comunicadas a través de faceb2b.
Las empresas deben conservar las facturas electrónicas emitidas y recibidas, así como la documentación que respalde la transacción comercial, por un periodo de 5 años.
Las empresas que no cumplan con la obligatoriedad de emitir facturas electrónicas pueden ser sancionadas por la autoridad fiscal.

¿Cómo puedes Certificar tus facturas y adaptarte a esta nueva ley?

Desde RICSOFT llevamos más de 16 años digitalizando procesos y automatizando recursos empresariales de todo tipo.

Estamos especializados en la implementación de Soluciones Documentales, homologadas por la AEAT, y además contamos con soluciones que te pueden ayudar a simplificar todo esto proceso. Para que el proceso de certificación y formato xml de la factura, se haga de manera automatizada y puedas seguir utilizando tus soluciones financieras existentes.

¿Quieres saber si tu empresa está preparada para esta nueva Ley?

Habla hoy mismo con nuestros especialistas. Te darán las claves para digitalizar y certificar todas tus facturas electrónicas.

Datos de interés: BOE-A-2012-14696

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¿Ya sabes para qué podrías utilizar RICSigner?

Gabriela de Paiva — Wed, 26 Oct 2022 14:47:21 +0000

Desde RIC seguimos desarrollando y optimizando nuestras soluciones IT, para que nuestros clientes tengan los recursos más completos y versátiles del mercado. Es por eso que el próximo jueves 27 de Octubre, publicaremos la nueva actualización de RICSigner 1.4.2.

¿Ya sabes para qué podrías utilizar RICSigner?

Si conoces el funcionamiento y los beneficios de las firmas digitales, conocerás la importancia de dar una respuesta inmediata y segura a tus clientes.

RICSigner se ha convertido en una herramienta imprescindible para las empreas que permite gestionar y enviar cualquier tipo de documento que requiera de una firma digital.

Una única plataforma donde puedes enviar de manera individualizada o masiva varios documentos a distintos firmantes. Un recurso que desahoga miles de horas en departamentos administrativos o centros escolares, que no pueden invertir tiempo en este tipo de tareas.

Y para que todo esto tenga un orden, RICSigner custodia toda la información en su portal web, pudiendo descargar o consultar la trazabilidad de todas las firmas digitales en tiempo real.

Pero, ¿Conoces los beneficios de firmar de manera digital?

Reducimos el uso del papel, por lo que almacenamos menos papel y todo queda en formato digital.
Nos olvidamos de los papeles firmados perdidos o deteriorados
Mantenemos la confidencialidad por ambas partes.
Agilizamos procesos de todo tipo, ya sea para solicitudes del tipo, autorizaciones o bien contractuales.
Reducimos los desplazamientos. Con un clic podemos enviar un documento indistintamente del lugar donde se encuentre el receptor.
Búsqueda de la información mucho más ágil, por tener todos los documentos en formato digital.
Todos los documentos tienen un documento anexo legal, donde tenemos todas las evidencias del proceso de firma.
Mejora la comunicación con los clientes, proveedores ya que ofreces una respuesta inmediata.

¿Quieres que hablemos un poco más de RICSigner?

Solicítanos una demostración sin compromiso de RICSigner para averiguar si es una solución que podría encajar en tu empresa.

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El sector penal quiere apostar por la digitalización

Gabriela de Paiva — Mon, 27 Jun 2022 10:32:04 +0000

El sector penal quiere apostar por la digitalización, destacando la importancia de poder intervenir de manera telemática a los expedientes desde sus puestos de trabajo.

Es por eso que el pasado lunes 20 de junio, estuvimos dando soporte en la Jornada Laboral-Tech de la Abogacía de Tarragona, donde se trató este tema, entre otros muchos.

Esta Jornada Formativa sobre Derecho Laboral tenía como objetivo analizar varios aspectos legales relacionados con el impacto de las nuevas tecnologías en el Derecho Laboral, como por ejemplo la transformación digital, el fenómeno de la globalización y el teletrabajo.

Foto: @conselladvocat

Algunas de las ponencias más destacadas en este evento fueron la directora de la Agencia de Protección de Datos, Mar España, el catedrático de Derecho del Trabajo y la Seguridad Social de la UAB, Eduardo Rojo, la magistrada del Tribunal Supremo especialista en jurisdicción social, Rosa Mª Virolés, el catedrático de Derecho del Trabajo y director de la Cátedra de Immigración de la UdG, Ferran Camas y la magistrada del Tribunal Supremo MªLuisa Segoviano.

Estela Martín, decana del Colegio de la abogacía de Tarragona, destaca la importancia de que todo profesional pueda intervenir de manera telemática y tengan acceso a todo el expediente digital desde su lugar de trabajo.

Foto: ICAT

Es por eso que la Generalitat de Catalunya, se ha propuesto eliminar el papel antes del 2024, ya que el mundo penal es el que va más atrasado en cuanto a se refiere a la digitalización.

El Consell de l’Advocacia Catalana confia en RICSOFT y apuesta por sus servicios de firmas digitales

No obstante el Consell de l’Advocacia Catalana ya ha dado el primer paso hacia la transformación digital, apostando por nuestros servicios de Firmas Digitales para acercarse más a sus clientes y mantener una comunicación segura y ágil sin perder validez jurídica.

¿Te explicamos cómo lo hacemos?

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Actualización RICSigner 1.3.0.

Gabriela de Paiva — Mon, 13 Sep 2021 07:10:09 +0000

A partir del 20 de mayo de 2021, entrará en vigor la última actualización de RICSigner 1.3.0. para todos los usuarios del Software de gestión de firmas digitales.

Esta nueva actualización vendrá llena de novedades y mejoras de usabilidad.

Alguna de las novedades más destacadas de RICSigner 1.3.0:

Usabilidad logo para acceder al listado de documentos
Visualización de los documentos descargados desde RICSigner y no desde la plataforma de ValidatedID
Nueva pantalla de cuestionarios
Creación de plantillas para utilizarlas en el proceso de firmas
Iniciar procesos a partir de una plantilla
Combinar correspondencia
Posibilidad de enviar un mismo documento a múltiples firmantes

Además, te invitamos al seminario online donde haremos una demostración en directo de todas las mejoras.

WEBINAR

Fecha: 1 de Junio del 2021 – 16:00h
Duración: 30min
Ponente: Txema Ramírez – Digital Transformation Specialist
Contenido: Demostración en directo de las mejoras
Inscripciones: Rellenar formulario

Las inscripciones al seminario se harán a través de este formulario, y el mismo día del evento recibiréis el enlace de conexión.

Si eres cliente y quieres ampliar la información, ya puedes consultar el documento oficial de la última actualización RICSigner 1.3.0.

La entrada Actualización RICSigner 1.3.0. aparece primero en RIC Solutions.

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Actualización RICSigner 1.3.0.

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Alguna de las novedades más destacadas de RICSigner 1.3.0:

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