¿Conoces la función de un Partner de DocuWare como RICSolutions? Cuando una empresa decide implantar una nueva solución tecnológica, como DocuWare, no solo busca un Software potente, sino también un partner de confianza que ofrezca el apoyo necesario para una implementación fluida y exitosa.

En RIC Solutions, comprendemos que el éxito de cualquier proyecto tecnológico no depende solo de la calidad del software, sino también del acompañamiento constante y un soporte integral que asegure que cada fase del proceso se ejecute de manera impecable.

Evaluación inicial y estrategia personalizada para cada Empresa

El compromiso de RIC Solutions comienza desde el primer momento. Realizamos una evaluación inicial detallada para comprender las necesidades y retos específicos de tu empresa.

No todas las organizaciones tienen los mismos procesos, estructuras o volúmenes de documentos, por lo que es esencial crear una estrategia personalizada para la implementación de DocuWare. Este enfoque garantiza que la solución se integre perfectamente con tus sistemas existentes, minimizando interrupciones y maximizando la eficiencia desde el primer día.

La clave de una implementación exitosa está en planificar adecuadamente cada etapa, y en RIC Solutions nos encargamos de ello. Desde la planificación inicial hasta la personalización de flujos de trabajo, migración de datos y configuración del sistema.

Nuestra misión es asegurarnos de que DocuWare se convierta en una herramienta clave para el crecimiento y la eficiencia de tu organización.

Formación especializada para tu Equipo para garantizar el Éxito

Entendemos que la adopción de un nuevo sistema puede ser un desafío para los empleados, por lo que ofrecemos formación especializada para todo tu equipo.

Nos aseguramos de que cada miembro, desde los usuarios ocasionales hasta los administradores del sistema, se sientan cómodos utilizando DocuWare y sepan cómo sacar el máximo provecho de sus capacidades.

Durante estas sesiones de formación, no solo explicamos cómo usar el Software, sino que también compartimos mejores prácticas para maximizar la eficiencia operativa. El objetivo es garantizar que todos los usuarios puedan utilizar DocuWare de forma efectiva y sencilla desde el principio, lo que reduce el tiempo de adaptación y asegura una transición fluida.

En RIC Solutions estamos a tu lado desde el primer día: Soporte técnico continuo y a largo plazo

La relación con RIC Solutions no termina una vez que DocuWare está funcionando. Sabemos que la verdadera prueba de cualquier Software comienza cuando se integra en las operaciones diarias de tu empresa.

Por ello, ofrecemos soporte técnico continuo, disponible para resolver cualquier duda, ajustar configuraciones según nuevas necesidades o solucionar incidencias que puedan surgir.

Este soporte se extiende mucho más allá. En RIC Solutions, somos proactivos, realizamos actualizaciones regulares del Software, garantizando que siempre estés utilizando la versión más segura, estable y eficiente de DocuWare.

Nos mantenemos al día con las últimas innovaciones y mejoras, para asegurarte que tu inversión está protegida y sigue ofreciendo valor a largo plazo.

Te ayudamos a sacarle el máximo rendimiento de DocuWare para aprovechar al máximo la inversión

No solo estamos aquí para solucionar problemas, sino también para ayudarte a optimizar cada aspecto de tu inversión. DocuWare tiene un potencial increíble para transformar la gestión documental, pero su verdadero valor se desbloquea cuando se utiliza estratégicamente.

Por eso, en RIC Solutions, trabajamos contigo para identificar oportunidades de mejora y sugerir formas en las que el software puede adaptarse y crecer junto con tu negocio.

Al final, no solo obtienes un Software; con RIC Solutions como partner oficial, obtienes un aliado comprometido con tu éxito a largo plazo. Sabemos que cada empresa es diferente, y nuestra misión es asegurarnos de que DocuWare se convierta en una herramienta clave para el crecimiento y la eficiencia de tu organización.

¿Tienes todavía más preguntas sobre la función como Partner que somos de DocuWare? Habla hoy mismo con nuestros expertos.

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¿Cómo se trabaja con DocuWare vs Sin DocuWare? Seguro que alguna vez te has planteado, cómo sería implantar una solución de Gestión Documental en tu Empresa, para poder reemplazar los procesos manuales por procesos automatizados, ágiles y digitales.

Las organizaciones buscan constantemente formas de optimizar sus procesos, reducir tiempos y mejorar la precisión. Aquí es donde entra en juego DocuWare, una solución de gestión documental que está revolucionando la manera en que las empresas interactúan con sus documentos.

Pero, ¿Qué diferencias reales se notan en el día a día de una empresa que utiliza DocuWare versus una que no lo hace?

En esta comparativa en tiempo real, exploramos dos escenarios: una empresa que utiliza DocuWare, implantado por RIC Solutions, y otra que aún depende de procesos tradicionales sin esta solución.

Resultados de la Comparativa:

• Empresa A con DocuWare: Total de tiempo invertido en las tareas: 27 minutos
• Empresa B sin DocuWare: Total de tiempo invertido en las tareas: 3 horas y 15 minutos

Según la cronología de la infografía, podemos observar como la Empresa A (con DocuWare) invierte menos de 27 minutos para ejecutar un proceso de revisión, archivado y búsqueda de facturas.

En cambio, en la Empresa B (Sin DocuWare), vemos que necesita unas 3h aproximadamente, para procesar una factura manualmente, contrastar la información de forma manual y posteriormente, invertir 30min en la búsqueda de toda la información.

El mismo procedimiento, distintos métodos de gestionar la documentación.

✅ En este enlace, puedes recuperar el artículo donde analizábamos el porqué DocuWare era la opción más acertada para el 2024, para gestionar todas las facturas. 

El Impacto de DocuWare: Optimización y Eficiencia al alcance de tu Empresa

La diferencia es clara. Con DocuWare, una empresa puede reducir significativamente el tiempo invertido en tareas administrativas, aumentando la productividad y liberando tiempo para actividades estratégicas.

Además, la precisión en la gestión de documentos se incrementa notablemente, lo que reduce errores y duplicidad de tareas.

En RIC Solutions ayudamos a las empresas a dar el paso hacia la Transformación digital, implementando DocuWare de manera personalizada para optimizar cada proceso, asegurando una transición sin problemas, garantizando el éxito en toda la implementación.  al máximo de todas las funcionalidades de la solución.

El uso de herramientas como DocuWare puede reducir el tiempo de búsqueda de documentos en un 50%, representa un ahorro significativo en organizaciones grandes con alto volumen de documentos.

La Transformación Digital no puede esperar

Implementar DocuWare con RIC Solutions no solo actualiza los procesos, sino que permite a las empresas centrarse en lo que realmente importa: su crecimiento y su equipo. Por ejemplo.

En un mundo donde cada minuto cuenta, DocuWare destaca por ser una solución esencial para empresas que buscan ser más ágiles, eficaces y competitivas.

¿Estás buscando una solución que te ayude a automatizar los procesos, incluso, te planteas reducir el uso del papel para agilizar los flujos de trabajo y la toma de decisiones?

¿Todavía tienes dudas sobre cómo se trabaja con DocuWare vs Sin DocuWare?

Habla hoy mismo con uno de nuestros expertos en DocuWare, y solicita una demostración sin compromiso. 

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DocuWare ha lanzado una serie de actualizaciones y mejoras diseñadas para optimizar el flujo de trabajo diario y mejorar la integración con otras aplicaciones. A continuación, os nombramos algunas de las más destacadas de la actualización 7.10.

1. Mejora en la Navegación y Visualización de Documentos

1.1 Desplazamiento Simplificado para Navegar por los Documentos

❇️ Componente: Visor de DocuWare

Ahora es posible navegar fácilmente por documentos utilizando la rueda del ratón. Esto incluye documentos PDF de varias páginas o documentos compuestos por varios archivos (PDF, Word, JPEG).

Esta función permite desplazarse intuitivamente de una página a otra y entre archivos, facilitando el trabajo con documentos complejos.

✅ Ventajas:

• • Navegación intuitiva y reducción de clics.
  • Fácil visualización de diferentes secciones de un documento.

1.2 Cálculos de Tabla en DocuWare Forms

❇️ Componente: DocuWare Forms

Para mejorar las necesidades de contabilidad, DocuWare Forms ahora permite realizar cálculos en tablas. Los diseñadores de formularios pueden sumar columnas numéricas dentro de una tabla y utilizar otros campos numéricos y valores fijos para crear fórmulas.

✅ Ventajas:

• • Cálculos automáticos eliminan errores humanos y ahorran tiempo.
  • Resultados de cálculos disponibles al completar el formulario.

2. Visualización y Procesamiento de Facturas XML

2.1 Visualización de Facturas XML de España y Polonia

❇️ Componente: Visor de DocuWare

Ahora, las facturas XML de España y Polonia pueden visualizarse de forma legible para el ojo humano, permitiendo una inspección visual sencilla.

2.2 Importación y Procesamiento de Documentos XML

❇️ Componente: Importación

DocuWare puede importar cualquier documento XML y leer sus datos automáticamente, sin necesidad de seguir una sintaxis específica.

✅ Ventajas:

• • Procesamiento de todos los tipos de documentos XML.
  • Automatización de procesos de compra y pago basados en XML.

3. Firma de Documentos con Varias Secciones

3.1. Firma con Validated ID

❇️ Componente: Servicio de firmas de DocuWare

Ahora es posible firmar documentos que consisten en varios archivos utilizando Validated ID. Cada archivo se firma individualmente.

Además, si necesitas una solución más completa para gestionar todo tipo de firmas digitales, RICSigner es la herramienta ideal para ti. Una herramienta que te ayudará a gestionar envíos de documentos masivos, individuales o por lotes y del mismo modo hacer un seguimiento exhaustivo de su trazabilidad.

✅ Ventajas:

• • Mayor flexibilidad en el proceso de firma.

4. Integraciones Mejoradas

4.1 DocuWare Outlook Add-in

❇️ Componentes: DocuWare Outlook Add-in, DocuWare Cloud

El nuevo complemento facilita la conexión de DocuWare Cloud con Microsoft Outlook, permitiendo archivar correos electrónicos y archivos adjuntos directamente en DocuWare desde Outlook.

✅ Ventajas:

• • Integración sencilla con versiones web y de escritorio de Outlook.
  • Soporte para usuarios de Mac.

4.2 Integración con Microsoft Teams

❇️ Componente: Connect to Teams

Las listas y tareas de DocuWare ahora pueden integrarse como pestañas en chats o canales de Teams, permitiendo controlar y completar tareas directamente desde Teams.

✅ Ventajas:

• • Acceso rápido a documentos y tareas.
  • Edición de tareas de flujos de trabajo desde Teams.

4.3 DocuWare storageRobot

❇️ Componente: DocuWare storageRobot

StorageRobot ayuda a gestionar escenarios complejos al importar documentos a bandejas y archivadores de DocuWare, utilizando fuentes como bandejas, archivadores o FTP.

✅ Ventajas:

• • Flexibilidad en la gestión de documentos.
  • Soporte para diversos formatos de archivos de índice.

4.4 DocuWare docXporter

❇️ Componente: DocuWare docXporter

DocXporter permite exportar documentos y datos de índice automáticamente desde los archivadores de DocuWare a sistemas de archivos externos, con opciones de filtrado y estructuras de salida flexibles.

✅ Ventajas:

• • Exportación automatizada de documentos y datos.
  • Soporte para formatos PDF, TIFF y ZIP.

5. Seguridad Mejorada

5.1 Autorización mediante oAuth2

❇️Componentes: Todos los componentes de Desktop

Todas las conexiones de servidor y escritorio ahora utilizan el estándar oAuth2, reemplazando el método basado en cookies.

✅ Ventajas:

• • Mayor seguridad.
  • Preparación para el futuro.

5.2 Suma de Comprobación con SHA-256

❇️ Componente: Configuración de DocuWare

La comprobación de integridad ahora utiliza el algoritmo SHA-256 para garantizar la seguridad de los documentos.

5.3 Seguridad en Webhooks y Servicios Web

❇️ Componentes: Workflow Designer, Configuración de DocuWare

Se ha implementado la tecnología HMAC para garantizar la autenticidad e integridad de los mensajes transmitidos.

6. Gestión de Flujos de Trabajo

6.1 Visualización del Estado de Solicitudes

❇️ Componentes: Web Client, Workflow Manager

Ahora puede consultar el estado de las solicitudes en la lista de solicitudes enviadas, mejorando la visibilidad y gestión.

6.2 Exportación del Historial del Flujo de Trabajo

❇️ Componente: Workflow Manager

Es posible exportar el historial del flujo de trabajo como archivo CSV para auditorías y evaluaciones internas.

6.3 Supervisión y Control por Diseñadores

❇️ Componente: Workflow Designer

Los diseñadores ahora pueden supervisar y detener instancias del flujo de trabajo, simplificando la gestión.

6.4 Método PATCH para Servicios Web REST

❇️ Componente: Workflow Designer

Se ha añadido el método PATCH para configurar servicios web, facilitando la modificación de recursos.

6.5 Puntos de Conexión y Parámetros de Consulta Adicionales

❇️ Componente: Workflow Designer

Ahora están disponibles nuevos puntos de conexión y parámetros de consulta adicionales para servicios web.

7. Configuración y Ajustes

7.1 Aumento del Límite de Tamaño para Formularios y Archivos Adjuntos

❇️Componente: DocuWare Forms

El límite de tamaño de los archivos adjuntos para formularios no públicos se ha ampliado significativamente, permitiendo cargar archivos más grandes.

7.2 Configuración de Tablas de Índice como Obligatorias o de Solo Lectura

❇️Componentes: Diálogos de archivador, tareas de Workflow

Las tablas de índice ahora pueden configurarse como obligatorias o de solo lectura, mejorando la precisión y control de datos.

Con estas actualizaciones, DocuWare continúa optimizando su plataforma para ofrecer una experiencia más eficiente, segura y única a sus usuarios, facilitando la gestión documental y la integración con otros sistemas y herramientas.

¿Todavía no conoces DocuWare? Habla con nuestros expertos sin compromiso y averigua si DocuWare puede complementar tus soluciones actuales. 

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Debido al éxito de nuestro primer Seminario web sobre digitalización de facturas, os proponemos nuestro 4º Webinar gratuito de automatización de facturas de proveedores.

Desde RICDOC queremos ofrecer la oportunidad a todas las personas interesadas, que no pudieron asistir al primer seminario o visualizarlo a posteriori.

Por eso mismo tendrá lugar el martes 5 de mayo a las 11:00h a cargo de nuestro especialista, Txema Ramírez.

Para todos aquellos que quieran repetir, hablaremos de un caso real. Veremos cómo gracias a la digitalización de los documentos les ha facilitado el trabajo diario.

Os explicaremos cómo han mejorado la comunicación interna entre departamentos, han ahorrado tiempo en la búsqueda de facturas y cómo han experimentado un trato más fluido con sus clientes y proveedores.

Recordamos que nuestros Webinars son gratuitos y para registrarte tan sólo tienes que hacer clic aquí.

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