Índice del artículo 01 · Qué falla 02 · Qué debería tener 03 · Cómo funciona 04 · Qué solicitudes 05 · RIC One 06 · Cómo elegir 07 · Preguntas frecuentes Gestión de procesos internos Una solicitud de material llega por email. Una incidencia se comunica por Teams. Una aprobación queda pendiente en una conversación y alguien pregunta por Excel en qué estado está su petición. En estos casos, el problema no siempre es la cantidad de trabajo: muchas veces es no tener un recorrido común para gestionarlo. Respuesta rápida Para gestionar solicitudes internas de forma ordenada necesitas un punto único de entrada, responsables, estados, reglas, trazabilidad y un recorrido claro desde que alguien realiza una petición hasta que se resuelve. El punto de partida ¿Qué pasa cuando las solicitudes se gestionan por correo y Excel? En primer lugar, el correo electrónico puede ser perfectamente válido para comunicarse. Del mismo modo, Excel puede ser útil para controlar determinada información. Sin embargo, el problema aparece cuando ambos se convierten en el sistema sobre el que depende todo un proceso. A medida que participan más personas, además, aparecen preguntas difíciles de responder rápidamente: quién tiene ahora la solicitud, cuándo se envió, qué información falta, si alguien la ha aprobado o cuánto tiempo lleva pendiente. Proceso disperso Una misma petición repartida entre varios sitios La información existe, pero reconstruir todo el recorrido requiere revisar diferentes herramientas y conversaciones. Email Excel Teams Recordatorios Documentos Proceso organizado Una solicitud con un recorrido conocido En cambio, la petición entra por un punto definido, llega a quien corresponde y mantiene visible su estado durante todo el proceso. Solicitud Responsable Estado Aprobación Resuelta Qué buscar en una solución ¿Qué debería tener un sistema para gestionar solicitudes internas? Antes de escoger una herramienta concreta conviene definir qué necesita realmente el proceso. Aunque no todas las empresas tienen el mismo recorrido, hay varios elementos que se repiten con frecuencia. 01 Un punto único para realizar la solicitud En primer lugar, la persona debe saber dónde pedir algo sin tener que averiguar qué dirección de correo, archivo o interlocutor corresponde en cada caso. 02 Formularios adaptados a cada petición Por ejemplo, pedir unas vacaciones no requiere la misma información que solicitar una compra o comunicar una incidencia. Por tanto, el formulario debe recoger los datos necesarios para cada proceso. 03 Responsables y reglas claras Una vez enviada la petición, debe quedar definido quién la recibe y qué tiene que ocurrir para que continúe. De este modo, el proceso no depende de recordar manualmente el siguiente paso. 04 Estados visibles Además, conocer si una solicitud está pendiente, en revisión, aprobada o completada reduce consultas y facilita el seguimiento del proceso. 05 Aprobaciones cuando sean necesarias Algunos procesos necesitan una validación antes de avanzar. En ese caso, el circuito debería incorporar esa decisión dentro del propio recorrido. 06 Trazabilidad Finalmente, saber qué ocurrió, quién intervino y en qué momento aporta contexto cuando posteriormente hay que revisar una solicitud. Ejemplo práctico Así puede funcionar una solicitud interna de principio a fin Organizar una solicitud no significa necesariamente crear un proceso complejo. De hecho, en muchos casos basta con definir correctamente qué ocurre en cada paso. Ejemplo: solicitud de compra interna Por ejemplo, una persona necesita nuevo material. En lugar de enviar un email, inicia la petición desde el entorno definido para este proceso. 01 Solicitar Primero, se completan los datos necesarios mediante un formulario. 02 Asignar Después, la solicitud llega a la persona o área responsable. 03 Revisar A continuación, se consulta la información y documentación asociada. 04 Decidir Si el proceso lo requiere, se aprueba o rechaza la petición. 05 Completar Finalmente, el recorrido termina con el estado y las acciones correspondientes. Más allá de un único departamento ¿Qué tipos de solicitudes internas se pueden organizar? En general, cualquier petición que siga un recorrido definido puede beneficiarse de una gestión más estructurada. La clave está en adaptar el formulario, los responsables y los pasos a cada necesidad. Solicitud de vacaciones Compra de material Alta de proveedor Incidencia IT Solicitud de acceso Petición a RRHH Cambio de datos Solicitud administrativa Validación de documentos Aprobación de gastos Petición entre departamentos Solicitud de equipamiento No necesitas una aplicación diferente para cada petición Aunque los procesos sean distintos, muchos comparten una misma lógica: alguien solicita algo, aporta información, otra persona interviene y, después, el caso avanza hasta resolverse. Por tanto, una plataforma configurable puede permitir organizar distintos tipos de solicitudes dentro de un mismo entorno. De este modo, cada nueva necesidad no tiene por qué convertirse en un proyecto aislado. RIC One Una forma de construir este tipo de entorno RIC One permite combinar portales, formularios, solicitudes, workflows, aprobaciones y otras capacidades para organizar procesos internos alrededor de la forma real de trabajar de cada empresa. Sin embargo, no todos los procesos necesitan utilizar todas las funcionalidades. Por ejemplo, una solicitud sencilla puede requerir únicamente un formulario y un responsable. Otra, en cambio, puede incorporar varias decisiones, documentación y diferentes usuarios. El proceso marca la configuración Por eso, el punto de partida no debería ser preguntar “¿qué hace el software?”, sino describir cómo debería funcionar la solicitud. A partir de ahí, se puede construir el recorrido que tenga sentido para cada organización. 01 Formulario Recoge la información necesaria 02 Solicitud Genera un caso con estado y contexto 03 Workflow Organiza responsables y siguientes pasos 04 Resultado Mantiene el proceso ordenado y trazable Organizar solicitudes no significa cambiar todas tus herramientas En muchas empresas ya existen aplicaciones que realizan correctamente determinadas funciones. Por ejemplo, el ERP gestiona unas operaciones, el gestor documental conserva documentación y otras herramientas cubren necesidades específicas. Sin embargo, la dificultad puede estar en todo lo que sucede entre ellas: una solicitud que llega por correo, alguien que copia un dato, una aprobación que se hace fuera del sistema o una persona que debe preguntar qué ha ocurrido. No necesitas sustituir todo lo que ya utilizas. A veces necesitas una capa que organice lo que ocurre entre personas, solicitudes y herramientas. Antes de elegir una solución Qué revisar si buscas software para gestionar solicitudes internas En primer lugar, la herramienta debería adaptarse al proceso y no obligar a simplificarlo artificialmente para poder utilizarla. Además, al valorar opciones conviene revisar especialmente los siguientes puntos: ✓ Formularios configurables Para recoger diferentes datos según cada tipo de solicitud. ✓ Gestión de estados Para saber en qué punto se encuentra cada petición. ✓ Responsables y workflows Para definir quién interviene y qué debe ocurrir después. ✓ Aprobaciones Para integrar las decisiones dentro del recorrido. ✓ Trazabilidad Para poder revisar qué ha ocurrido durante el proceso. ✓ Integración Para conectar el proceso con otras aplicaciones cuando sea necesario. ✓ Diferentes tipos de usuario Para que cada persona acceda a la información y acciones que necesita. ✓ Capacidad de evolución Para ampliar el entorno cuando aparezcan nuevos procesos o necesidades. Preguntas frecuentes Preguntas frecuentes sobre la gestión de solicitudes internas A continuación respondemos algunas de las dudas habituales cuando una empresa quiere dejar de gestionar sus peticiones únicamente mediante correo, hojas de cálculo y recordatorios. Sobre la gestión y automatización de solicitudes internas 01 ¿Qué es un sistema de gestión de solicitudes internas? + Es un entorno que permite recibir, organizar y hacer seguimiento de peticiones realizadas dentro de una empresa. Además, puede incluir formularios, responsables, estados, aprobaciones, workflows y trazabilidad según las necesidades de cada proceso. 02 ¿Por qué no gestionar las solicitudes únicamente por email? + El correo es útil para comunicarse. Sin embargo, cuando se utiliza como sistema de gestión puede resultar difícil consultar el estado de una petición, identificar quién es responsable o reconstruir todo el recorrido posteriormente. 03 ¿Qué diferencia hay entre gestionar solicitudes en Excel y utilizar un workflow? + Excel puede registrar información y estados. En cambio, un workflow permite establecer además qué tarea corresponde a cada persona, qué decisiones deben tomarse y cuál es el siguiente paso del proceso. 04 ¿Qué solicitudes internas se pueden automatizar? + Depende de cada empresa. Por ejemplo, pueden organizarse solicitudes de vacaciones, compras, equipamiento, accesos, incidencias, gastos, altas o peticiones administrativas. Además, no siempre es necesario automatizar todo el recorrido. En algunos casos también puede resultar útil estructurar únicamente la entrada de información y su seguimiento. 05 ¿Se pueden gestionar varios tipos de solicitudes en una misma plataforma? + Sí, siempre que la plataforma permita configurar formularios, responsables y recorridos diferentes. De este modo, cada tipo de solicitud puede mantener su propia lógica dentro de un entorno común. Sobre RIC One y la gestión de procesos internos 06 ¿RIC One sirve para gestionar solicitudes internas? + Sí. RIC One permite combinar formularios, solicitudes, usuarios, workflows y aprobaciones para organizar distintos procesos internos. Por tanto, la configuración concreta puede definirse en función del recorrido y de las necesidades de cada organización. 07 ¿RIC One puede gestionar solicitudes entre departamentos? + Sí. Por ejemplo, un proceso puede configurarse para que una petición llegue al área o usuario correspondiente y, después, continúe entre distintas personas manteniendo la información y el estado del caso. 08 ¿RIC One sustituye al ERP para gestionar estos procesos? + No necesariamente. El ERP puede continuar realizando sus funciones habituales mientras RIC One ayuda a organizar formularios, solicitudes, tareas, aprobaciones y otros pasos del proceso. De este modo, ambas herramientas pueden desempeñar funciones diferentes dentro de un mismo entorno empresarial. 09 ¿Cómo empezar a digitalizar las solicitudes internas de una empresa? + En primer lugar, conviene escoger un proceso concreto y describir quién realiza la solicitud, qué información debe aportar, quién interviene después y cuándo se considera completada. A partir de ahí, puede definirse qué partes interesa estructurar, conectar o automatizar. RIC One ¿Tienes solicitudes internas que todavía pasan por correo y Excel? Cuéntanos cómo funciona actualmente el proceso. A partir de ahí, podemos ayudarte a valorar cómo organizarlo con RIC One y qué partes tendría sentido simplificar o automatizar. Solicitar información sobre RIC One →