Cómo Automatizar la Gestión de facturas en SAP Business One con DocuWare

El reto de la gestión de facturas en el día a día

La gestión de facturas es uno de los procesos más críticos —y a menudo más costosos en tiempo— dentro de las empresas. Entre la recepción, la validación de datos, la aprobación y el registro en el ERP, se pueden perder horas valiosas y aumentar el riesgo de errores.

Si trabajas con SAP Business One, ya sabes que es un ERP muy potente para la gestión de compras, finanzas y proveedores. Sin embargo, muchas veces el cuello de botella está en la documentación que lo acompaña.

Aquí es donde entra en juego DocuWare, una plataforma de gestión documental que, integrada con SAP Business One, permite automatizar la gestión de facturas de principio a fin.

¿Qué significa automatizar facturas con SAP Business One y DocuWare?

La integración entre ambas soluciones permite:

• Captura automática de facturas (PDF, escaneadas o electrónicas) gracias a OCR inteligente.
• Extracción de datos clave como número de factura, proveedor, importe o fecha.
• Validación automática con la información existente en SAP Business One.
• Asignación y flujo de aprobación sin necesidad de correos o procesos manuales.
• Archivado digital seguro, vinculado directamente con el registro en SAP.

En la práctica, esto significa que una factura recibida por correo electrónico puede terminar registrada, aprobada y archivada en el ERP sin intervención manual o con la mínima revisión humana.

Beneficios inmediatos para tu equipo financiero

1. Ahorro de tiempo: menos tareas repetitivas de «picar» datos manualmente.
2. Reducción de errores: se minimizan duplicados o fallos en importes.
3. Mayor control: los flujos de aprobación garantizan que ninguna factura quede pendiente.
4. Acceso inmediato a la documentación: desde SAP Business One puedes abrir la factura en DocuWare en un clic.
5. Cumplimiento normativo: facturas digitales archivadas de forma segura, listas para auditorías.

Caso práctico: del correo a SAP en minutos

Imagina que tu empresa recibe 100 facturas al mes de diferentes proveedores.
Con un proceso manual, estas facturas pasan por:

• Revisión del correo electrónico.
• Impresión o guardado en carpetas.
• Introducción manual en SAP Business One.
• Envío a responsables para aprobación.
• Archivo físico o digital.

Con DocuWare + SAP Business One, el proceso cambia radicalmente:

1. La factura llega al correo → DocuWare la captura automáticamente.
2. El sistema extrae los datos y los valida con SAP.
3. Si todo está correcto → se crea el registro en el ERP.
4. El responsable recibe la notificación para aprobar desde cualquier dispositivo.
5. La factura queda archivada digitalmente y asociada al asiento contable.

¿Por qué elegir DocuWare para SAP Business One?

Existen múltiples soluciones de gestión documental, pero DocuWare se ha consolidado como la opción preferida por miles de empresas que trabajan con SAP porque:

• Está diseñado para integrarse de manera natural con ERP como SAP B1.
• Ofrece escalabilidad, adaptándose tanto a pymes como a grandes compañías.
• RIC Solutions, como partner certificado de DocuWare en España, cuenta con experiencia en implementar la integración de forma ágil y sin fricciones.

Del coste oculto al valor estratégico

La gestión manual de facturas no solo consume tiempo, sino que también limita la capacidad de tu empresa para escalar.

Integrar DocuWare con SAP Business One convierte un proceso costoso y repetitivo en un flujo automatizado, seguro y eficiente, liberando a tu equipo para tareas de mayor valor.

Da el siguiente paso

En RIC Solutions, ayudamos a empresas como la tuya a optimizar su ERP con la gestión documental de DocuWare.
Solicita una demo y descubre cómo automatizar la gestión de facturas en tu organización.