Cómo saber si tu centro puede ahorrar en costes, energía y CO₂

En muchos centros educativos, la impresión se revisa solo cuando hay un problema. Una avería, una cola, una queja, un equipo que va lento. Pero casi nunca se revisa con una pregunta más importante: ¿estamos imprimiendo de la forma más eficiente posible?

Y ahí suele estar la oportunidad.

Porque un parque de impresión puede funcionar y, aun así, estar generando más gasto del necesario. Más consumo eléctrico, más reimpresiones, más tiempo perdido o más incidencias. Todo en pequeñas dosis, cada día. Por eso tiene sentido pedir un diagnóstico.

En RIC Solutions hemos planteado este servicio para centros educativos que quieren una respuesta clara: qué está bien, qué se puede optimizar y dónde hay margen real de ahorro, tanto en coste como en consumo y sostenibilidad.

Qué es un diagnóstico de impresión

Un diagnóstico de impresión es una revisión del parque de impresoras del centro para entender cómo se está utilizando y qué se podría mejorar.

No se trata de “vender una máquina”. Se trata de analizar el conjunto: qué equipos hay, cuánto se imprime, cómo se reparte el uso, qué problemas se repiten y cuánto cuesta de verdad mantener esa operativa.

El objetivo es simple: ayudarte a decidir con criterio.

Por qué en un centro educativo esto importa más de lo que parece

En una empresa cualquiera ya es importante. En un centro educativo, todavía más.

Hay picos de trabajo muy concretos (matrículas, evaluaciones, cierres de trimestre, informes, reuniones), distintos perfiles de usuario (secretaría, administración, profesorado, dirección) y una necesidad constante de que todo fluya. Si la impresión falla o está mal organizada, se nota rápido.

Además, en educación hay dos factores que pesan mucho, el presupuesto y el compromiso con la sostenibilidad. Por eso cada vez más centros quieren saber si pueden reducir gasto y consumo sin empeorar el día a día.

La respuesta muchas veces es sí, pero hay que medirlo bien.

Qué se revisa en el diagnóstico (sin tecnicismos)

Lo primero que miramos es el uso real. No solo cuántas impresoras hay, sino cómo se están usando. Hay centros que tienen equipos muy buenos, pero mal repartidos. Otros tienen equipos adecuados, pero con configuraciones que generan más coste del necesario. Y otros simplemente no tienen una foto clara del volumen de impresión.

Después revisamos el coste real, no solo consumibles. También el impacto de incidencias, reimpresiones, tiempos de espera y hábitos de impresión. Muchas veces el gasto “invisible” está ahí.

La parte energética también es clave. Si el centro quiere reducir consumo eléctrico, hay que saber qué está consumiendo hoy y dónde está el margen de mejora. Sin datos, todo se queda en una intención. Con un diagnóstico, se convierte en un plan.

Y por último, miramos la gestión. Seguridad, control de documentos, organización del flujo de impresión, puntos donde se pierde tiempo… En algunos centros, por ejemplo, tiene mucho sentido implantar impresión retenida (Follow-Me), para que los documentos no salgan hasta que la persona llega a la impresora y se identifica.

Señales claras de que tu centro necesita un diagnóstico

Si en vuestro centro ocurre alguna de estas situaciones, merece la pena revisarlo:

• Imprimís mucho, pero no tenéis claro el coste mensual real

• Hay incidencias o paradas que “se han normalizado”

• Os preocupa el consumo eléctrico y queréis reducirlo

• Hay documentos que se quedan en bandejas o se mezclan

• Estáis pensando en renovar equipos, pero no queréis decidir a ciegas.

No hace falta que todo esté mal para pedir un diagnóstico. De hecho, muchas veces se hace precisamente para confirmar que el centro va por buen camino… o para detectar mejoras sencillas con impacto rápido.

Qué obtendrá el centro al pedirlo

La idea no es entregar un informe técnico difícil de interpretar. La idea es que el centro reciba una valoración clara, útil y accionable.

Es decir, una visión de la situación actual, las oportunidades de mejora más importantes y una recomendación realista para avanzar por fases si hace falta.

Hay centros que prefieren comentarlo en una llamada breve y resolver dudas al momento. Otros prefieren empezar con un formulario y recibir una primera valoración. Por eso la campaña tiene dos opciones: reservar consultoría o pedir diagnóstico por formulario. El objetivo es el mismo: dar una respuesta clara sin obligar al centro a entrar en un proceso complejo.

Lo que suele cambiar después de un buen diagnóstico

Lo más habitual no es cambiarlo todo. Lo más habitual es ganar claridad.

Saber dónde se está pagando de más. Entender qué ajustes pueden reducir consumo. Detectar si hay equipos que no encajan con el uso real. Mejorar la gestión de documentos sensibles. Evitar reimpresiones y pequeños errores que, sumados, cuestan tiempo y dinero.

Y, sobre todo, conseguir algo que en un centro se valora muchísimo: tranquilidad. Que la impresión acompañe el ritmo del colegio en lugar de frenarlo.

Preguntas frecuentes

¿El diagnóstico es solo para centros grandes?

No. En centros grandes suele haber más impacto por volumen, pero en centros medianos o pequeños también puede haber mejoras importantes, sobre todo en coste, consumo y organización.

¿Implica cambiar todas las impresoras?

No. Muchas veces la mejora empieza por configurar mejor, redistribuir equipos o implantar medidas de control. Renovar es una opción, no una obligación.

¿También sirve si nos preocupa la sostenibilidad?

Sí. De hecho, es uno de los puntos más importantes. El diagnóstico ayuda a ver qué margen hay para reducir consumo eléctrico, desperdicio y emisiones asociadas.

¿Qué necesitamos para empezar?

Muy poco. Con una información básica del centro (equipos, uso aproximado y necesidades) ya se puede hacer una primera valoración útil.

Pide tu diagnóstico de impresión

Si vuestro centro quiere saber si puede optimizar su parque de impresión, este es el mejor punto de partida.

Podéis hacerlo de la forma que os resulte más cómoda:

• Reservando una consultoría, si queréis revisar vuestro caso en directo. Acceder a la agenda. 

• Rellenando el formulario, si preferís recibir primero una valoración inicial.

En ambos casos, el objetivo es el mismo: ayudaros a tomar decisiones con criterio y detectar oportunidades reales de mejora en coste, energía, CO₂ y gestión.

Pide tu diagnóstico y te ayudamos a verlo claro.