Solución Clave para convertir la cola de impresión más segura

Si has trabajado en una oficina o en un centro con impresoras compartidas, esto te sonará: vas a la máquina, coges tu impresión… y te llevas una hoja que no era tuya. O peor: alguien ha cogido la tuya “sin querer”.

No es un despiste puntual, es un síntoma muy común de cómo funciona la impresión en la mayoría de entornos: colas de impresión normales, donde el documento sale automáticamente y se queda en la bandeja a la vista.

En este artículo te explicamos por qué pasa, qué riesgos tiene (sí: también RGPD), y la solución práctica que suele cambiar el día a día:  Follow-Me (impresión retenida con liberación segura).

El problema real no es la impresora: es la bandeja

En una cola de impresión tradicional ocurre lo siguiente:

• Envías un documento a imprimir
• La impresora lo imprime automáticamente
• El papel queda en la bandeja de salida sin control de recogida

Y aquí es cuando nacen los cásicos de…

• Documentos mezclados con los de otra persona
• Alguien ha cogido el documento por error
• Carreras para llegar rápido a la impresora, sobre todo si el documento es sensible
• Papeles olvidados, que se lanzan a imprimir y luego no te acuerdas que lo has hecho

¿Qué riesgos suele generar?

1 | El TOP nº1 – Privacidad y cumplimiento (RGPD)

Si se imprimen nóminas, datos personales, informes de RRHH, contratos o información financiera, dejar documentos expuestos en una bandeja puede crear situaciones muy incómodas y potencialmente riesgosas a nivel de cumplimiento.

2 | Tiempo perdido

No es solo ir hasta la impresora. Se trata de repetir el viaje porque no salió o se mezcló el documento. Incluso, buscar entre montones de documentos olvidados.

3| Desperdicio

Típicos documentos olvidados, que terminan tirados o reimpresos. Eso afecta al coste, sostenibilidad y al orden.

Solución práctica sería la opción Follow Me

Entendemos como Follow-me, una impresión retenida que funciona de la siguiente manera:

• Enviamos el documento a imprimir
• El trabajo queda retenido en una cola segura, donde no se imprime todavía.
• Cuando llegamos a la impresora, nos identificamos con un PIN, tarjeta o credenciales únicas
• Y vualá, la impresión que hemos enviado se librera y se imprime en ese instante.

La idea es simple, tu documento no sale hasta que tú estás delante, por lo que obtenemos beneficios asegurados desde el primer día:

• Seguridad y Tranquilidad:
  • Nadie nos coge el documento sin querer
  • Nada queda expuesto ni olvidado
  • Si se trata de documentos confidenciales, quedan protegidos.
• Adiós a las carreras innecesarias
  • Tu impresión de espera, así que no hace falta ir corriendo por los pasillos.
• Flexibilidad para los puestos de trabajo que tienen la impresora lejos:
  • Esto permite liberar el trabajo en la impresora más conveniente, ya sea por planta, zona o edificio. Eso ayuda para los puestos de trabajo que no tienen la impresora cerca, o bien necesitas sacar el documento desde otro lugar.
• Menos desperdicio:
  • Si al final no vas a recogerlo, no se imprime, por lo que ahorramos papel y evitamos reimpresiones innecesarias.

Preguntas frecuentes

¿Esto complica el día a día del usuario?

Al contrario, lo simplifica. Al principio hay un pequeño cambio de hábito (identificarse), pero se gana en tranquilidad y orden.

¿Se puede usar con varias impresoras?

Sí, es precisamente donde más brilla, en entornos con múltiples equipos y usuarios.

¿Qué pasa si envío algo y no voy a recogerlo?

Según la configuración, el trabajo queda retenido un tiempo y luego se elimina reduciendo desperdicio.

¿Es solo para “empresas grandes”?

No. Cualquier oficina con impresoras compartidas, documentos sensibles o impresoras alejadas puede beneficiarse.

Pregúntanos por la consultoría eficiente, sostenible y segura.