Una buena gestión documental garantiza importantes ahorros económicos

La gestión documental es algo más que la digitalización de copias de documentos en papel. Una buena gestión documental en cualquier departamento o proceso empresarial garantiza ahorros económicos, de tiempo y de espacio.

A pesar de que las empresas están familiarizadas con el concepto 4.0 seguimos encontrándonos que muchos negocios siguen sin apostar por la Transformación Digital y es curioso que a muchos todavía no les suena o no acaban de apostar por la gestión documental. ¿Por qué ocurre esto?: Desde nuestro punto de visto, creemos que es por falta de información y por falta de entendimiento de los verdaderos principios y ventajas de una buena gestión documental.

Los documentos se acumulan en las empresas, quizás no nos damos cuenta, pero los datos en un 90% de las ocasiones se encuentran en los documentos, es por eso que necesitamos gestionar de forma eficiente los documentos para evitar pérdida de tiempo, duplicidad de documentos, consumo de papel, ser más productivos en menos tiempo o ahorrar dinero, entre otros. Mejorar estos problemas, sólo se consigue con una herramienta de digitalización clave: Un Gestor Documetal (ECM).

Nosotros desde RIC.DOC llevamos más de 10 años asesorando a nuestros cliente he intentado hacer entender a las empresas todos los beneficios que aporta un buen gestor documental, de hecho uno de nuestros clientes nos dijo una frase que la hemos usado mucho comercialmente, “A pesar de que las empresas constantemente buscan la manera de ahorrar costes, muy pocas son conscientes del volumen de dinero que pueden ahorrar sólo optimizando la gestión de sus documentos” y esta frase emerge una vez el cliente dispone de nuestros servicios y está trabajando con nuestras soluciones.

Llevamos muchos años usando la frase de «empresa sin papeles» este argumento sigue estando en uso pero cada vez más intentamos no generar documentos en papel, sino generar documentos en digital en primera instancia, como puede ser firmar un contrato laboral de forma biométrica o remota. De este modo todo es más rápido y automatizado. Este caso, sería un proceso muy simple pero donde el retorno de inversión es muy rápido.

Una buena herramienta de gestión documental nos permite automatizar los flujos documentales. Esta es una problemática muy habitual en nuestros clientes, que hemos solucionado a través de soluciones de Workflow ya integradas en nuestras soluciones y con total movilidad con nuestras app’s móviles. Actualmente se gasta mucho tiempo, con las consecuencias de perdida de trazabilidad. No saber dónde está el documento actualmente, la lentitud en la aprobación de cualquier proceso en el cual tengo que responder a mi cliente en una fecha concreta. Esta problemática queda solucionada con un buen proceso de gestión documental hacia cualquier tipo de departamento, además de garantizar importantes ahorros económicos y mejorar el rendimiento de los empleados.

Las empresas están tomando pasos en firme para conseguir transformarse al mundo digital, pero aún queda un largo recorrido, en el que RIC.DOC está ayudando y aconsejando a mejorar en cualquier necesidad digital que necesiten los negocios. ¿Avanzamos juntos en el camino a la digitalización? Más en: www.ricdoc.com