Di Adiós a las Búsquedas Eternas

Sabemos que el tiempo es esencial, la rapidez con la que encontramos la información que necesitamos puede marcar la diferencia entre la eficiencia y la frustración. Cuando trabajamos con documentos en papel, sabemos que las búsquedas normalmente no suelen ser ágiles. Siempre intentamos encontrar lo que buscamos sin movernos mucho, pero hay múltiples factores que alargan este proceso. Por eso hoy te proponemos decir ADIÓS a las búsquedas ETERNAS.

El Problema de las búsquedas en papel

Imagina que necesitas localizar un contrato específico entre cientos de carpetas archivadas. Empiezas buscando en tu escritorio, luego preguntas a un compañero si ha visto el documento. Te acercas al archivo físico, pero te interrumpen con una «pregunta rápida» o una tarea urgente.

Al final, lo que parecía una tarea de 15 minutos se convierte en una de 45 minutos o más. Además, cuando finalmente encuentras el documento, debes asegurarte de devolverlo al archivo correspondiente, bien organizado para futuras consultas. Este tipo de situaciones no son raras; de hecho, son una realidad diaria en muchas oficinas.

Digitaliza y Optimiza el proceso de búsqueda

Aquí es donde entra en juego DocuWare, una solución de gestión documental que transforma este tedioso proceso en una tarea rápida y sencilla.

Con DocuWare, toda la documentación se digitaliza desde el primer minuto, permitiendo realizar búsquedas avanzadas que reducen significativamente el tiempo invertido en encontrar la información.

DocuWare no solo digitaliza los documentos, sino que también permite generar listas de búsquedas frecuentes, almacenar y recuperar documentos utilizando palabras clave, referencias específicas o criterios personalizados. Esta funcionalidad evita desplazamientos innecesarios y libera a los empleados de tareas tediosas, permitiéndoles centrarse en actividades más productivas.

Las Ventajas de DocuWare para las búsquedas de documentos

1. Búsqueda instantánea por palabras clave

Olvídate de rebuscar en archivos físicos. Con DocuWare, basta con introducir una palabra clave, un nombre de cliente o un número de referencia en la barra de búsqueda, y el sistema te mostrará todos los documentos relacionados en segundos.

2. Listas de búsquedas frecuentes

DocuWare te permite crear y guardar listas de búsquedas recurrentes, lo que facilita el acceso a documentos que necesitas de manera habitual, como facturas pendientes de aprobación o contratos a punto de vencer.

3. Búsquedas avanzadas personalizadas

Puedes configurar filtros específicos para tus búsquedas, permitiéndote afinar los resultados según criterios como fechas, tipos de documentos o categorías personalizadas. Esto ayuda a encontrar exactamente lo que necesitas, sin pérdida de tiempo.

4. Acceso Multidispositivo y en tiempo real

Con DocuWare, no importa si estás en la oficina, en casa o de viaje; puedes acceder a tus documentos desde cualquier dispositivo con conexión a internet. Esto significa que siempre tendrás a mano la información que necesitas, cuando la necesitas.

5. Automatización de procesos y tareas repetitivas

DocuWare también permite automatizar flujos de trabajo, como la aprobación de facturas o la revisión de contratos, integrando la gestión documental en un proceso más amplio de eficiencia empresarial.

Cómo DocuWare acelera los tiempos de búsqueda y mejora la productividad

Con DocuWare, la empresa deja atrás los archivos físicos, eliminando los tiempos muertos asociados a la búsqueda manual de documentos.

Según estudios, la búsqueda de documentos en papel puede oscilar entre 15 a 45 minutos debido a varios factores, como no saber quién tiene el documento, dónde está, o interrupciones que desvían nuestra atención.

Con la digitalización completa que ofrece DocuWare, estos tiempos se reducen drásticamente, transformando horas de trabajo perdido en minutos de alta productividad.

Apuesta por la eficiencia con DocuWare

En un mundo donde el tiempo es dinero, cada minuto cuenta. DocuWare te ofrece una solución completa para gestionar y buscar documentos de forma ágil y eficiente, eliminando la necesidad de archivos físicos y optimizando cada segundo de tu jornada laboral.

Gracias a RICSolutions, especialista en implementar DocuWare, tu empresa puede dar el salto hacia la digitalización y transformar su forma de trabajar, ahorrando tiempo y reduciendo costes operativos.

Transforma tu empresa con búsquedas más rápidas y eficaces. ¿Hablamos?