Gestión documental e inteligencia artificial Nuevo DocuWare 2026: nueva interfaz, DocuWare Aura e inteligencia artificial aplicada a la gestión documental DocuWare entra en una nueva etapa. Una experiencia web y móvil renovada, un asistente de inteligencia artificial integrado y nuevas capacidades para interpretar y procesar documentos amplían lo que hasta ahora entendíamos por gestión documental. Idea clave El cambio no consiste únicamente en una nueva interfaz. DocuWare empieza a dar un paso más: además de almacenar y localizar documentos, permite trabajar directamente con la información que contienen. En este artículo 01 · Qué cambia en DocuWare 02 · Nueva interfaz 03 · DocuWare Aura 04 · DocuWare IDP 05 · Clientes actuales 06 · Gestión documental e IA 07 · Preguntas frecuentes Una nueva etapa ¿Qué cambia con el nuevo DocuWare? El nuevo DocuWare reúne varias evoluciones dentro de una misma plataforma: una experiencia de usuario renovada, nuevas capacidades de inteligencia artificial y herramientas más avanzadas para automatizar el tratamiento de la información documental. Para una empresa que ya utiliza DocuWare, esto significa que la evolución no se limita a cómo se visualizan los documentos. También cambia la forma de consultar la información, interactuar con ella y utilizarla dentro de los procesos diarios. 01 Nueva experiencia Una interfaz web renovada y una nueva experiencia móvil para acceder a documentos, búsquedas y tareas de una forma más clara e intuitiva. 02 DocuWare Aura Un asistente de inteligencia artificial integrado que permite formular preguntas sobre la documentación y obtener respuestas basadas en su contenido. 03 DocuWare IDP Procesamiento inteligente de documentos para dividir, clasificar, extraer y validar información de forma automatizada. Nueva experiencia Una nueva interfaz para trabajar con DocuWare Una de las primeras diferencias que percibirán los usuarios es el nuevo diseño de DocuWare. La plataforma reorganiza la experiencia de navegación y moderniza la forma de acceder a documentos, búsquedas y tareas. El objetivo es que las acciones habituales resulten más claras y que la experiencia sea coherente tanto desde el navegador como desde dispositivos móviles. La renovación también incorpora mejoras relacionadas con la accesibilidad, facilitando la utilización de DocuWare por parte de perfiles y usuarios diferentes. Para usuarios actuales El cambio de experiencia no significa empezar desde cero. La información, los documentos y los procesos que ya forman parte del entorno DocuWare continúan siendo el punto de partida. Inteligencia artificial integrada DocuWare Aura: de buscar documentos a obtener respuestas Esta es probablemente una de las novedades que más cambia la forma de entender la gestión documental. Ya no se trata solo de encontrar el documento. Se trata de encontrar la respuesta que contiene. DocuWare Aura es el nuevo asistente de inteligencia artificial integrado en DocuWare. Permite formular preguntas en lenguaje natural sobre la documentación a la que tiene acceso el usuario y obtener respuestas basadas en esa información. En lugar de localizar un documento, abrirlo y revisar manualmente su contenido, el usuario puede comenzar directamente por aquello que necesita saber. “Resume las condiciones principales de este contrato.” “¿Qué diferencias existen entre estos dos documentos?” “¿Este cargo aparece en nuestro acuerdo con el proveedor?” “¿Qué compromisos relacionados con este proyecto aparecen en la documentación?” Una forma diferente de consultar información ¿Qué cambia realmente con DocuWare Aura? Hasta ahora, una búsqueda documental normalmente comenzaba sabiendo qué documento se quería encontrar o qué criterio debía utilizarse para localizarlo. Aura introduce otra lógica: el punto de partida puede ser directamente la pregunta que necesita resolver el usuario. Antes Buscar el documento Localizarlo, abrirlo, revisar su contenido y encontrar la información. → Con Aura Preguntar por la información Formular la consulta y acceder a una respuesta basada en la documentación disponible. Aura puede generar resúmenes, comparar documentos y analizar información contenida en la documentación almacenada en DocuWare. Además, las respuestas se vinculan con los documentos de origen, de manera que el usuario puede revisar la información sobre la que se ha construido la respuesta. Importante Aura trabaja respetando los permisos establecidos en DocuWare. El usuario puede consultar únicamente la documentación a la que ya tiene acceso dentro del sistema. Ejemplos prácticos ¿Para qué puede utilizarse DocuWare Aura? El verdadero valor de Aura aparece cuando las preguntas se relacionan con situaciones reales del día a día de una empresa. Finanzas y administración Consultar información de facturas, acuerdos con proveedores, compromisos de compra o documentación relacionada con cierres financieros. Contratos y compras Localizar condiciones concretas, comparar versiones o comprobar qué obligaciones aparecen en distintos documentos. Dirección Obtener una visión resumida de información distribuida en múltiples documentos sin tener que revisarlos uno a uno. Procesamiento inteligente de documentos DocuWare IDP: cuando la inteligencia empieza desde que llega el documento Si Aura ayuda a consultar y comprender información que ya está disponible en DocuWare, el Procesamiento Inteligente de Documentos, o IDP, actúa en una fase anterior. Su objetivo es automatizar tareas relacionadas con la entrada y el tratamiento de documentos: identificarlos, separarlos, clasificarlos, extraer la información relevante y utilizar esos datos dentro de los procesos. Capturar Clasificar Extraer Validar Procesar Ejemplo sencillo Una factura puede llegar a la empresa, ser identificada automáticamente, clasificarse como factura, extraer datos como proveedor, fecha o importe y continuar posteriormente hacia el proceso que corresponda. Profundizaremos en IDP en un próximo artículo Explicaremos qué es el Procesamiento Inteligente de Documentos, cómo funciona y en qué procesos empresariales puede aportar más valor. Si ya utilizas DocuWare ¿Qué supone el nuevo DocuWare para los clientes actuales? Una de las preguntas más lógicas ante un cambio de este tipo es qué ocurre con todo lo que una empresa ya tiene configurado en DocuWare. La evolución de la plataforma se construye sobre el entorno existente. Los documentos, archivadores, permisos y procesos continúan formando parte de DocuWare mientras se incorporan las nuevas experiencias y capacidades. ✓ Los documentos siguen siendo los mismos La nueva experiencia trabaja sobre la información que ya forma parte del entorno. ✓ Se mantienen los permisos El acceso a la información continúa condicionado por los permisos configurados. ✓ Los procesos existentes siguen siendo relevantes La nueva experiencia no implica reconstruir desde cero la gestión documental. ✓ La evolución puede ser progresiva Las nuevas capacidades amplían el entorno actual en lugar de crear un sistema paralelo. En resumen No hablamos de sustituir la gestión documental que una empresa ya tiene. Hablamos de añadir nuevas formas de trabajar con esa misma información. Más allá del archivo La gestión documental empieza a cambiar de papel Durante años, una de las principales funciones de un gestor documental ha sido garantizar que la información esté organizada, protegida y disponible cuando alguien necesita encontrarla. Ese objetivo continúa siendo fundamental. La diferencia es que la inteligencia artificial añade ahora una nueva capa: no solo permite acceder a los documentos, sino también interpretar parte de la información que contienen y utilizarla de una forma más directa. Gestión documental Encontrar el documento → Gestión documental + IA Encontrar la información que necesitas Esta evolución abre un escenario especialmente interesante para empresas que ya disponen de grandes volúmenes de documentación digitalizada. El valor ya no reside únicamente en haber almacenado correctamente la información, sino también en poder aprovecharla mejor cuando una persona necesita tomar una decisión, comprobar un dato o entender rápidamente el contenido de varios documentos. DocuWare con RIC Solutions La tecnología es una parte. El proceso de cada empresa es la otra. Las nuevas capacidades de DocuWare abren muchas posibilidades, pero su utilidad dependerá de cómo se integren dentro de los procesos reales de cada organización. Desde RIC Solutions ayudamos a empresas que ya trabajan con DocuWare y a organizaciones que están valorando implantar un gestor documental a analizar sus procesos, configurar la solución y detectar dónde la automatización puede aportar más valor. Si quieres conocer más sobre la plataforma, puedes consultar nuestra página de DocuWare y gestión documental . Preguntas frecuentes Preguntas frecuentes sobre el nuevo DocuWare Estas son algunas de las principales dudas que pueden surgir ante la nueva generación de DocuWare y sus capacidades de inteligencia artificial. ¿Qué es el nuevo DocuWare? Es la evolución de la plataforma DocuWare, que incorpora una nueva experiencia web y móvil, el asistente de inteligencia artificial DocuWare Aura y nuevas capacidades de procesamiento inteligente de documentos mediante IDP. ¿Qué es DocuWare Aura? DocuWare Aura es un asistente de inteligencia artificial integrado en DocuWare que permite formular preguntas en lenguaje natural, resumir documentos, comparar información y obtener respuestas basadas en la documentación disponible para cada usuario. ¿En qué se diferencia Aura de una búsqueda tradicional? Una búsqueda tradicional ayuda a localizar documentos a partir de criterios determinados. Aura permite comenzar por una pregunta y obtener una respuesta basada en el contenido de los documentos a los que el usuario tiene acceso. ¿DocuWare Aura respeta los permisos de acceso? Sí. Aura utiliza el sistema de permisos de DocuWare y trabaja únicamente con la documentación a la que cada usuario tiene acceso. ¿Qué es DocuWare IDP? IDP significa Intelligent Document Processing o Procesamiento Inteligente de Documentos. Permite automatizar tareas como la división, clasificación, extracción y validación de información contenida en distintos tipos de documentos. ¿El nuevo DocuWare sustituye los documentos y procesos actuales? La evolución parte del entorno DocuWare existente. Los documentos, archivadores, permisos y procesos continúan formando parte del sistema, mientras se incorporan nuevas formas de interactuar con ellos. ¿Para qué empresas puede ser útil un gestor documental con inteligencia artificial? Puede resultar especialmente útil en organizaciones que trabajan con un volumen significativo de facturas, contratos, albaranes, documentación administrativa u otros documentos que deben consultarse, clasificarse, validarse o incorporarse a procesos internos. DocuWare + RIC Solutions ¿Quieres saber qué pueden aportar estas novedades a vuestro entorno DocuWare? Tanto si ya utilizáis DocuWare como si estáis valorando una solución de gestión documental, podemos analizar vuestros procesos y estudiar dónde pueden encajar las nuevas capacidades de Aura, IDP y automatización documental. Hablar con un especialista en DocuWare →
01 Nueva experiencia Una interfaz web renovada y una nueva experiencia móvil para acceder a documentos, búsquedas y tareas de una forma más clara e intuitiva.
02 DocuWare Aura Un asistente de inteligencia artificial integrado que permite formular preguntas sobre la documentación y obtener respuestas basadas en su contenido.
03 DocuWare IDP Procesamiento inteligente de documentos para dividir, clasificar, extraer y validar información de forma automatizada.
Finanzas y administración Consultar información de facturas, acuerdos con proveedores, compromisos de compra o documentación relacionada con cierres financieros.
Contratos y compras Localizar condiciones concretas, comparar versiones o comprobar qué obligaciones aparecen en distintos documentos.
Dirección Obtener una visión resumida de información distribuida en múltiples documentos sin tener que revisarlos uno a uno.