Índice del artículo 01 · Qué es un workflow 02 · Cómo funciona 03 · Qué aporta 04 · Ejemplo práctico 05 · Workflow en RIC One 06 · Qué procesos organizar 07 · Convivir con otras herramientas 08 · Preguntas frecuentes Automatización de procesos Cuando un proceso pasa por varias personas, documentos y decisiones, tener claro qué ocurre en cada momento resulta fundamental. Por eso, un workflow permite convertir ese recorrido en una secuencia organizada de tareas, responsables y estados. De este modo, cada persona sabe qué tiene que hacer y qué sucede después. Definición rápida Un workflow o flujo de trabajo es una secuencia organizada de tareas, decisiones y responsables que guía un proceso desde su inicio hasta su finalización. ¿Qué es un workflow? En primer lugar, un workflow define qué tiene que ocurrir, quién debe intervenir y cuál es el siguiente paso dentro de un proceso. Por ejemplo, en lugar de depender de que una persona recuerde a quién debe enviar una solicitud, qué documento tiene que consultar o quién debe aprobarla, el propio flujo establece el recorrido. De este modo, el proceso deja de ser una suma de correos, recordatorios y tareas independientes y pasa a tener una estructura común para todas las personas que participan en él. Además, el workflow permite que cada paso quede relacionado con el anterior y con el siguiente. Por tanto, el proceso mantiene una lógica continua incluso cuando intervienen distintas personas o departamentos. ¿Cómo funciona un workflow en la práctica? Cada proceso puede tener recorridos diferentes. Sin embargo, la lógica básica suele ser sencilla: una acción inicia el proceso, se generan tareas, intervienen las personas correspondientes y el flujo continúa según las decisiones tomadas. Por ejemplo, una solicitud puede iniciar una tarea de revisión. Después, una persona responsable puede aprobarla o rechazarla. A partir de ahí, el workflow continúa automáticamente hacia el siguiente paso definido. Ejemplo de recorrido Del inicio del proceso hasta su finalización 01 Crear tarea Una solicitud o acción pone en marcha el proceso. 02 Revisar y aprobar La persona responsable recibe la información necesaria. 03 Notificar El sistema comunica el resultado o el siguiente paso. 04 Ejecutar La acción aprobada continúa dentro del proceso. 05 Proceso completado Finalmente, el recorrido queda finalizado y trazado. ¿Qué aporta un workflow a un proceso empresarial? El objetivo no es hacer más complejo un proceso sencillo. Al contrario, un workflow debería ayudar a que cada persona tenga más claro qué debe hacer y a que la información avance de forma ordenada. Más claridad y seguimiento durante todo el proceso Además, cuando el proceso está estructurado, resulta más sencillo identificar responsabilidades, consultar el estado de cada caso y mantener disponible la información necesaria. ✓ Tareas más claras Cada persona puede identificar qué acción tiene pendiente. ✓ Seguimiento del estado Permite conocer en qué punto se encuentra cada caso. ✓ Continuidad entre usuarios El proceso puede avanzar entre distintas personas conservando su contexto. ✓ Información centralizada La documentación necesaria puede estar disponible durante el recorrido. ✓ Menos tareas manuales Determinadas acciones y pasos pueden formar parte del propio flujo. ✓ Mayor trazabilidad Resulta más sencillo saber quién hizo qué y cuándo. Ejemplo: workflow para aprobar una solicitud interna Imaginemos una solicitud sencilla que necesita la validación de una persona responsable antes de poder ejecutarse. Sin un flujo definido, la solicitud puede pasar por correos, mensajes y recordatorios. En cambio, con un workflow ese recorrido puede quedar establecido desde el principio. Ejemplo sencillo Una solicitud, un recorrido claro Persona realiza solicitud → Responsable revisa → Aprueba o rechaza → Se notifica → Se ejecuta El valor está también en mantener el contexto Por tanto, la ventaja no está únicamente en automatizar acciones. También está en que todas las personas implicadas trabajan sobre un recorrido conocido y con la información necesaria disponible. De este modo, quien recibe una tarea no necesita reconstruir desde cero qué ha ocurrido anteriormente ni buscar información en varios lugares. Nuevo Workflow en RIC One Cómo funciona el nuevo Workflow de RIC One La versión 2.0.0.0 incorpora un nuevo sistema de Workflow en el Portal de RIC One para guiar a los usuarios paso a paso durante la gestión de sus procesos. Además, el flujo permite mantener en un mismo circuito las tareas, la información, la documentación y las acciones que realizan los distintos usuarios. Qué puede hacer un workflow en RIC One En la práctica, el workflow puede utilizarse para organizar tareas, conocer el estado de un caso, mantener la continuidad entre usuarios y centralizar la documentación relacionada. Además, puede incorporar decisiones como aprobar, rechazar o cancelar tareas y utilizar formularios diseñados desde el Portal. Tareas ordenadas Organizar el trabajo mediante pasos claros dentro del proceso. Seguimiento del caso Consultar en qué estado se encuentra cada proceso. Continuidad entre usuarios Permitir que distintas personas intervengan sin perder información. Documentación disponible Consultar los documentos relacionados durante el flujo. Aprobación y rechazo Personalizar estas acciones mediante formularios diseñados en el Portal. Inicio automático de flujos Los workflows pueden dispararse desde formularios o determinados cambios en registros. ¿Qué procesos pueden organizarse mediante workflows? No existe un único tipo de proceso adecuado para trabajar con workflows. En general, resultan especialmente útiles cuando existen varios pasos, responsables, decisiones o acciones que deben producirse en un orden determinado. Algunos ejemplos habituales Por ejemplo, pueden utilizarse en solicitudes internas, aprobaciones de compras, altas de proveedores o incidencias. Del mismo modo, pueden aplicarse a procesos de RRHH y a diferentes circuitos administrativos. 01 Solicitudes internas Peticiones entre departamentos que necesitan revisión o respuesta. 02 Aprobaciones de compras Solicitudes que deben validarse antes de continuar. 03 Alta de proveedores Recogida, revisión y validación de información entre distintas áreas. 04 Incidencias Asignación, seguimiento y cierre de solicitudes o tickets. 05 Procesos de RRHH Solicitudes, validaciones o acciones que implican a varias personas. 06 Procesos administrativos Circuitos que necesitan seguimiento, documentación y diferentes estados. Un workflow no significa sustituir todas tus herramientas Organizar un proceso no implica necesariamente empezar de cero ni reemplazar las aplicaciones que ya utiliza la empresa. En muchos casos, el objetivo consiste precisamente en conseguir que esas herramientas formen parte de un recorrido más ordenado y comprensible. No necesitas cambiar todas tus herramientas. Necesitas conseguir que personas, información y procesos trabajen de una forma más ordenada. Por eso, esa es precisamente la lógica de RIC One: actuar como una capa que ayuda a organizar procesos y a dar continuidad al trabajo entre diferentes áreas y herramientas. Preguntas frecuentes Preguntas frecuentes sobre workflows y RIC One A continuación resolvemos algunas de las dudas más habituales sobre los flujos de trabajo y su aplicación en procesos empresariales. Preguntas generales sobre workflows 01 ¿Qué significa workflow? + Workflow significa flujo de trabajo. Es una secuencia organizada de tareas, decisiones y responsables que permite que un proceso avance desde su inicio hasta su finalización. 02 ¿Qué diferencia hay entre un workflow y una lista de tareas? + Una lista de tareas indica qué acciones deben realizarse. En cambio, un workflow también establece cómo se relacionan esas acciones, quién interviene y qué debe ocurrir después de cada paso. 03 ¿Puede un workflow incluir aprobaciones? + Sí. Las aprobaciones, rechazos y otras decisiones pueden formar parte del recorrido de un workflow. Por ejemplo, en RIC One, la aprobación, el rechazo o la cancelación de tareas pueden personalizarse mediante formularios diseñados desde el Portal. 04 ¿Pueden intervenir varias personas en el mismo workflow? + Sí. De hecho, una de las utilidades de un workflow es permitir que un proceso continúe entre distintos usuarios manteniendo el contexto, la información y la documentación asociada a cada caso. Preguntas sobre workflows en RIC One 05 ¿Qué es RIC One y cómo utiliza los workflows? + RIC One permite organizar procesos empresariales mediante un Portal en el que pueden participar diferentes usuarios, tareas, formularios e información. Además, con el nuevo Workflow de RIC One el proceso puede estructurarse paso a paso para que cada persona conozca qué tarea debe realizar, en qué estado se encuentra el caso y qué debe ocurrir después. 06 ¿RIC One permite crear workflows de aprobación? + Sí. Los workflows de RIC One pueden incorporar decisiones como aprobar, rechazar o cancelar una tarea. Además, estas acciones pueden configurarse mediante formularios diseñados desde el Portal. De este modo, el recorrido puede adaptarse a las necesidades de cada proceso. 07 ¿Cómo puede iniciarse un workflow en RIC One? + Un workflow en RIC One puede iniciarse desde formularios creados en el Portal. Además, también puede dispararse cuando se crean, modifican o eliminan determinados registros en formularios de persistencia. De esta forma, el inicio del flujo puede quedar vinculado directamente a una acción realizada dentro del proceso. 08 ¿RIC One sustituye al ERP o a otras aplicaciones de la empresa? + No necesariamente. En muchos casos, RIC One puede complementar las aplicaciones que la empresa ya utiliza. Por ejemplo, el ERP puede continuar gestionando sus operaciones habituales mientras RIC One ayuda a organizar solicitudes, tareas, formularios y aprobaciones. De este modo, el workflow puede aportar continuidad al proceso sin obligar a sustituir las herramientas existentes. 09 ¿Qué procesos pueden organizarse con RIC One? + RIC One puede aplicarse especialmente a procesos en los que intervienen varios pasos, usuarios, formularios, decisiones o estados. Por ejemplo, puede utilizarse en solicitudes internas, aprobaciones, altas de proveedores, incidencias y distintos procesos administrativos. Además, puedes consultar más ejemplos en los casos de uso de RIC One. 10 ¿Cómo saber qué proceso automatizar primero? + En primer lugar, conviene escoger un proceso concreto y analizar quién interviene, qué decisiones se toman, qué información necesita cada persona y qué ocurre después de cada paso. A partir de ahí, resulta más sencillo identificar qué partes merece la pena organizar, conectar o automatizar. RIC One ¿Qué proceso de tu empresa organizarías primero? Si tienes un proceso en el que intervienen varias personas, tareas o aprobaciones y quieres saber cómo podría organizarse mediante un workflow, podemos revisar contigo el recorrido actual. A partir de ahí, podremos valorar qué tendría sentido simplificar. Descubrir RIC One →