Inteligencia artificial y gestión documental ¿Qué es DocuWare Aura? Cómo consultar, resumir y comparar documentos con inteligencia artificial ¿Y si para encontrar una información ya no tuvieras que empezar buscando el documento en el que está guardada? DocuWare Aura introduce una nueva forma de trabajar con el conocimiento de la empresa: hacer una pregunta y comenzar directamente por aquello que necesitas saber. ¿Qué es DocuWare Aura? DocuWare Aura es el asistente de inteligencia artificial integrado en DocuWare que permite formular preguntas en lenguaje natural sobre la documentación, obtener resúmenes, comparar documentos y localizar información concreta sin tener que revisar los archivos uno a uno. En este artículo 01 · Preguntar a tus documentos 02 · Cómo funciona Aura 03 · Qué puede hacer 04 · Ejemplos reales 05 · Buscar o preguntar 06 · Seguridad y permisos 07 · Preguntas frecuentes Una nueva forma de consultar información En lugar de buscar primero el documento, empieza por la pregunta La forma más sencilla de entender DocuWare Aura es verlo desde el punto de vista de quien necesita una respuesta. ¿Este recargo de transporte está contemplado en nuestro acuerdo con el proveedor? TÚ A Sí. En el acuerdo se contempla un recargo específico relacionado con determinadas condiciones de transporte. Fuente: acuerdo y documentación relacionada disponible en DocuWare. Resume las principales condiciones de renovación de este contrato. TÚ A Aura puede analizar el contenido y presentar de forma resumida la información relevante del documento para facilitar su consulta. Fuente: documento original consultado. De buscar documentos a obtener respuestas. Aura no elimina la gestión documental tradicional. Añade una nueva forma de acceder al conocimiento que ya está almacenado dentro de DocuWare. Detrás de una pregunta ¿Cómo funciona DocuWare Aura? El usuario formula una consulta en lenguaje natural. Aura analiza la documentación disponible dentro de sus permisos, identifica la información relevante y devuelve una respuesta que puede relacionarse con los documentos originales. 01 Preguntas Expresa lo que necesitas saber utilizando lenguaje natural. 02 Aura analiza Consulta la documentación a la que tienes acceso. 03 Obtienes respuesta La información relevante se presenta de forma comprensible. 04 Compruebas la fuente Puedes volver al documento original para revisar el contexto. Qué puede hacer No es solo hacer preguntas a un documento Aura permite aplicar esta forma de consulta a distintas necesidades habituales dentro de una empresa. 01 Resumir documentos Obtener una visión rápida de la información principal de un documento sin tener que revisar todo su contenido. 02 Comparar información Analizar distintos documentos para localizar diferencias, cambios o información relevante entre ellos. 03 Localizar información concreta Preguntar por una condición, importe, fecha, compromiso u otro dato contenido en la documentación. 04 Analizar varios documentos Trabajar con información distribuida entre diferentes documentos en lugar de consultar únicamente un archivo aislado. Del concepto al día a día Cuatro situaciones en las que Aura cambia la forma de consultar información Finanzas Revisar una factura frente a un acuerdo En lugar de abrir la factura, localizar el contrato y comparar ambos documentos manualmente, la consulta puede comenzar directamente por la duda. “¿Este cargo adicional está contemplado en nuestro acuerdo con el proveedor?” Aura busca la información relevante Puede localizar las condiciones relacionadas dentro de la documentación disponible y ayudar a responder la consulta. Contratos Comparar dos versiones Cuando existen distintas versiones de un acuerdo, Aura puede ayudar a identificar qué elementos han cambiado entre los documentos. “Compara estos contratos. ¿Qué condiciones han cambiado?” Menos revisión línea por línea La comparación permite centrar la atención en las diferencias relevantes entre ambos documentos. Dirección Consultar información dispersa Algunas respuestas no están dentro de un único archivo. La información puede encontrarse distribuida entre contratos, facturas, compromisos u otros documentos. “¿Qué documentos pueden afectar al cierre de este mes?” Una consulta sobre diferentes fuentes Aura puede analizar la documentación disponible y facilitar una visión conjunta de la información relacionada. Compras Localizar una condición concreta No siempre recordamos en qué página o incluso en qué documento aparece una determinada condición. “¿Cuáles son las condiciones de renovación acordadas con este proveedor?” Empieza por la información La pregunta puede convertirse en el punto de partida para localizar la respuesta dentro de la documentación. Dos formas de acceder a la información Buscar seguirá siendo útil. Preguntar añade otra posibilidad. Aura no convierte la búsqueda tradicional en algo innecesario. Son dos formas diferentes de llegar a la información dependiendo de lo que necesite el usuario. Búsqueda tradicional Sabes qué documento buscas Introduces criterios como proveedor, fecha, número de documento o cualquier otro índice para localizar el archivo. Buscar → Abrir → Leer → Encontrar DocuWare Aura Sabes qué quieres saber Planteas directamente la pregunta y Aura trabaja con la documentación disponible para ayudarte a localizar la respuesta. Preguntar → Analizar → Responder → Verificar Inteligencia artificial con control Aura no puede consultar cualquier documento DocuWare Aura trabaja respetando el sistema de permisos definido en DocuWare. Esto significa que cada persona continúa accediendo únicamente a la documentación que tiene autorizada. Los permisos siguen siendo los permisos. La incorporación de inteligencia artificial no elimina las reglas de acceso existentes dentro del gestor documental. Más allá de una única fuente Aura puede formar parte de un ecosistema de información más amplio DocuWare permite que los agentes de inteligencia artificial trabajen con DocuWare Aura a través de la API de Aura. De este modo, una organización puede incorporar Aura a un agente de orquestación de IA y combinar el conocimiento almacenado en DocuWare con datos procedentes de su CRM, ERP u otras aplicaciones de negocio. CRM + ERP + Otras aplicaciones → Agente de IA / orquestación ↔ DocuWare Aura La conexión con otras fuentes de datos se realiza mediante un agente de IA y la API de DocuWare Aura; no implica que Aura se conecte directamente y de forma automática a cualquier CRM o ERP. 01 Aura es una de las grandes novedades del nuevo DocuWare Si quieres conocer también la nueva interfaz, IDP y el resto de novedades de la plataforma, consulta nuestro artículo general. Descubrir el nuevo DocuWare 2026 → DocuWare + RIC Solutions La pregunta importante no es solo qué puede hacer Aura La verdadera pregunta es qué información consulta cada día tu equipo, cuánto tiempo dedica a encontrarla y en qué procesos podría aportar valor una forma más directa de acceder al conocimiento documental. Desde RIC Solutions ayudamos tanto a empresas que ya trabajan con DocuWare como a organizaciones que están valorando implantar una solución de gestión documental a analizar sus procesos y detectar oportunidades reales de mejora. Puedes conocer más sobre nuestra solución de gestión documental con DocuWare . Preguntas frecuentes Preguntas frecuentes sobre DocuWare Aura ¿Qué es DocuWare Aura? DocuWare Aura es el asistente de inteligencia artificial integrado en DocuWare. Permite formular preguntas en lenguaje natural sobre la documentación, generar resúmenes, comparar documentos y localizar información relevante. ¿Cómo funciona DocuWare Aura? El usuario formula una pregunta y Aura analiza la documentación disponible dentro de sus permisos para localizar la información relevante y generar una respuesta basada en esos documentos. ¿Aura puede resumir documentos? Sí. Aura puede crear resúmenes del contenido de los documentos para facilitar una consulta más rápida de la información. ¿DocuWare Aura puede comparar documentos? Sí. Aura puede comparar información entre documentos para ayudar a identificar diferencias y elementos relevantes. ¿Puede consultar información de contratos o facturas? Sí, siempre que la documentación esté disponible en DocuWare y el usuario tenga permiso para acceder a ella. ¿DocuWare Aura respeta los permisos de los usuarios? Sí. Aura trabaja con el sistema de permisos definido en DocuWare y utiliza únicamente la documentación a la que cada usuario tiene acceso. ¿En qué se diferencia Aura de la búsqueda tradicional? La búsqueda tradicional ayuda a localizar un documento mediante criterios. Aura permite comenzar por una pregunta y obtener una respuesta a partir del contenido de la documentación. ¿DocuWare Aura es un chatbot? Aura utiliza una interacción basada en lenguaje natural, pero está integrado dentro de DocuWare y trabaja sobre la documentación y los permisos establecidos en el entorno de gestión documental. DocuWare + RIC Solutions ¿Quieres saber qué pueden aportar estas novedades a vuestro entorno DocuWare? Tanto si ya utilizáis DocuWare como si estáis valorando una solución de gestión documental, podemos analizar vuestros procesos y estudiar dónde pueden encajar las nuevas capacidades de Aura y la inteligencia artificial. Hablar con un especialista en DocuWare →