Factura electrónica B2B Factura electrónica obligatoria: ya hay fechas oficiales para 2027 y 2028 La factura electrónica obligatoria entre empresarios y profesionales ya tiene un calendario concreto. La publicación de la Orden HAC/1028/2026 en el BOE activa el cómputo de los plazos previstos para la aplicación efectiva del nuevo sistema. Última actualización 5 de octubre de 2026. La Orden HAC/1028/2026, de 2 de octubre, se ha publicado en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entra en vigor al día siguiente. Su entrada en vigor inicia el cómputo de los plazos previstos para la factura electrónica obligatoria. En este artículo 01 · Fechas clave 02 · A quién afecta 03 · Qué cambia 04 · Cómo funcionará el sistema 05 · Factura electrónica y PDF 06 · Cómo prepararse 07 · Preguntas frecuentes El calendario ya está en marcha ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica B2B? El Real Decreto 238/2026 establece una aplicación efectiva en dos fases, contadas desde la entrada en vigor de la orden ministerial que desarrolla la solución pública de facturación electrónica. 6 OCT 2027 Empresas y profesionales con más de 8 millones de euros La obligación será aplicable a quienes hayan superado los 8 millones de euros de volumen de operaciones durante el año natural inmediato anterior. 6 OCT 2028 Resto de empresarios y profesionales Para el resto de sujetos incluidos en el ámbito de aplicación, la obligación será efectiva veinticuatro meses después de la entrada en vigor de la orden. Importante El umbral de 8 millones de euros se determina según el volumen de operaciones del año natural inmediato anterior, no tomando 2025 como referencia fija para todos los casos. Ámbito de aplicación ¿A quién afecta la factura electrónica obligatoria? El sistema afecta a empresarios y profesionales obligados a expedir factura cuando el destinatario de la operación sea también un empresario o profesional establecido en España, en los términos previstos por el Real Decreto 238/2026. La obligación comprende las relaciones comerciales B2B incluidas en el ámbito de aplicación de la norma y supone que las facturas deberán expedirse, remitirse y recibirse electrónicamente. Más que cambiar el formato ¿Qué cambia realmente con la factura electrónica obligatoria? El nuevo modelo no consiste únicamente en sustituir una factura en papel por un documento digital. El sistema regula la emisión, transmisión y recepción de facturas electrónicas y añade obligaciones relacionadas con la información sobre su estado. 01 Factura estructurada El sistema español se basa en facturas electrónicas en formato estructurado. 02 Emisión y recepción Los empresarios y profesionales incluidos deberán emitir y recibir facturas electrónicas a través de las vías previstas por la normativa. 03 Estados de la factura El sistema contempla también la comunicación de información sobre determinados estados y pagos de las facturas. Cómo se articula el sistema Solución pública y plataformas privadas El sistema español de factura electrónica estará formado por plataformas privadas de intercambio de facturas electrónicas y por la solución pública de facturación electrónica gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria. Los empresarios y profesionales podrán utilizar las plataformas privadas, la solución pública o una combinación de ambas vías, en los términos establecidos por la normativa. Cuando una factura no se emita utilizando directamente la solución pública, la normativa prevé la remisión simultánea de una copia electrónica fiel a dicha solución pública. Una duda frecuente ¿Enviar una factura en PDF será suficiente? No debe confundirse una factura enviada por medios electrónicos con la factura electrónica estructurada regulada por el nuevo sistema. La Orden HAC/1028/2026 establece para la solución pública el modelo semántico EN16931 bajo sintaxis UBL y desarrolla las especificaciones técnicas de emisión e interconexión. Un matiz importante Existe un régimen transitorio para determinados empresarios y profesionales con volumen de operaciones superior a 8 millones de euros: durante los doce meses siguientes a la fecha en que el real decreto les resulte aplicable deberán acompañar sus facturas electrónicas de un PDF que asegure su legibilidad, salvo que el destinatario acepte expresamente recibirlas únicamente en su formato original. El objetivo de la norma La factura electrónica también busca mejorar la trazabilidad de los pagos Uno de los objetivos del sistema es obtener información fiable sobre los plazos efectivos de pago y mejorar la trazabilidad del ciclo de facturación en las operaciones entre empresas y profesionales. No se regula únicamente cómo se emite una factura. El modelo también contempla información relacionada con el rechazo, pago efectivo, cobro o impago de las facturas, según los supuestos previstos por la normativa. Qué hacer ahora ¿Cómo puede prepararse una empresa para la factura electrónica obligatoria? La existencia de fechas oficiales permite empezar a revisar los procesos con tiempo. El objetivo no debería ser esperar al último momento, sino entender cómo se gestionan actualmente las facturas dentro de la organización. 01 Revisar el proceso actual Identificar cómo se reciben, emiten, validan, aprueban y archivan actualmente las facturas. 02 Revisar los sistemas Analizar qué aplicaciones intervienen hoy en facturación, contabilidad, ERP y gestión documental. 03 Planificar la adaptación Definir con antelación qué cambios técnicos y de proceso serán necesarios antes de la fecha aplicable. Preguntas frecuentes Preguntas frecuentes sobre la factura electrónica obligatoria ¿Cuándo entra en vigor la Orden HAC/1028/2026? La orden se publicó en el BOE el 5 de octubre de 2026 y entra en vigor al día siguiente, el 6 de octubre de 2026. ¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica para empresas de más de 8 millones de euros? El Real Decreto 238/2026 establece su aplicación efectiva doce meses después de la entrada en vigor de la orden ministerial, es decir, el 6 de octubre de 2027, para los empresarios y profesionales cuyo volumen de operaciones haya superado los 8 millones de euros durante el año natural inmediato anterior. ¿Cuándo será obligatoria para el resto de empresas y profesionales? La aplicación efectiva para el resto de empresarios y profesionales será veinticuatro meses después de la entrada en vigor de la orden, el 6 de octubre de 2028. ¿Una factura en PDF cumple con la nueva obligación? No como sustituto general de la factura electrónica estructurada. La normativa establece requisitos técnicos específicos para el sistema de factura electrónica. ¿La obligación afecta tanto a emitir como a recibir facturas? Sí. La norma establece obligaciones relacionadas con la emisión, remisión y recepción de facturas electrónicas entre empresarios y profesionales incluidos en su ámbito de aplicación. ¿Habrá una solución pública gratuita? Sí. La normativa prevé una solución pública de facturación electrónica desarrollada y gestionada por la Agencia Estatal de Administración Tributaria, y establece que su acceso y usos tendrán carácter gratuito para los usuarios. ¿Tienes DocuWare? Si ya utilizas DocuWare, conviene revisar con tiempo cómo encajará la factura electrónica dentro de tus procesos actuales de recepción, gestión, aprobación y archivo documental. Desde RIC Solutions iremos informando a nuestros clientes sobre las novedades oficiales de DocuWare relacionadas con factura electrónica a medida que dispongamos de información confirmada por el fabricante. En nuestro webinar para clientes del 21 de octubre dedicaremos también una parte de la sesión a este nuevo escenario. Factura electrónica 2027-2028 Las fechas ya están definidas. Ahora toca preparar el proceso. Revisar con tiempo cómo se gestionan las facturas, qué sistemas intervienen y qué cambios serán necesarios ayudará a afrontar la adaptación de forma más ordenada. Consultar con RIC Solutions →