4 Mitos sobre la Gestión Documental

Los que nos pasamos el día hablando con empresas y comentando que los Softwares de gestión documental (ECM) no son el futuro sino el presente, nos encontramos frecuentemente con ciertos mitos que se han establecido, y que hoy en día no son ciertos.

Los 4 mitos más habituales sobre la Gestión Documental:

• Un Software ECM es caro
• Un Gestor Documental(ECM) me va a ayudar, sobre todo, en la digitalización de los documentos
• Es un Software complicado de cara al usuario
• Tengo personal muy mayor que no quiere cambiar o incorporar un Software nuevo

Desde esta entrada en el blog, vamos a intentar responder y aclarar que estos razonamientos no son ciertos o, como mínimo, no son ciertos del todo.

1 · Un software ECM es caro

Habría que cuantificar, antes de nada, qué es caro para una empresa. Pero incluso, si una vez cuantificado, parece caro, habría que calcular qué retorno de inversión tiene dicho Software.

Más de una vez nos hemos encontrado con empresas que nos han dicho que el presupuesto era elevado.

Ante esta afirmación, siempre hacemos un estudio de costes y un estudio ROI, de manera que podamos hacer ver al cliente que, hay un retorno de la inversión casi de inmediato.

Por tanto, no se puede considerar un Software ECM caro sin calcular los beneficios que aportará a la compañía.

2 · Un ECM me va a ayudar en la digitalización de documentos

Es uno de los grandes mitos y mentiras de la gestión documental.

Es cierto que un Software ECM ayuda, y mucho, en la digitalización de los documentos, y en el proceso de digitalización de una empresa.

Pero donde más aporta un Software ECM, sin lugar a duda, es en la búsqueda de los documentos y en la trazabilidad de éstos.

Por tanto, podemos decir que un ECM nos va a ayudar más post-subida del documento, que en la propia subida.

3 · Es un software complicado de cara al usuario

Radicalmente falso en el caso de los Softwares que desde RICSoft se distribuyen.

Tanto Docuware (ECM) como Dokuflex (BPM) son softwares de los denominados “user friendly”, que ayudan en el día a día del usuario sin tener que hacer grandes formaciones.

Como siempre decimos, para muestra un botón: En algunos departamentos de nuestra empresa, tenemos gente trabajando neófita con la tecnología, y actualmente funcionan todos con estos Softwares sin más problema.

Nos ofrecemos a poder hacer una demostración, claro está, a cualquier empresa que le pudiera interesar, para demostrar lo que decimos.

4 · Tengo personal muy mayor que no quiere cambiar

Ligamos este punto al anterior. Teniendo en cuenta que los Softwares que distribuimos son “user friendly”, cuando algunas de estas personas los ven, y ven todo lo que les puede aportar en su día a día, cambian de opinión.

Como siempre, desde RICSoft intentamos dar la mayor funcionalidad al usuario, con el mínimo riesgo.

Es por esto por lo que confiamos en lo que hacemos. Grandes empresas que han confiado en nosotros nos avalan, y eso nos llena de ganas para seguir trabajando.

¿Te quedan dudas? Si lo necesitas, te puedes poner en contacto con nosotros para profundizar más.