Una bona gestió documental garanteix importants estalvis econòmics

La gestió documental és quelcom més que la digitalització de còpies de documents en paper. Una bona gestió documental en qualsevol departament o procés empresarial garanteix estalvis econòmics, de temps i d’espai.

Tot i que les empreses estan familiaritzades amb el concepte 4.0 seguim trobant-nos que molts negocis que segueixen sense apostar per la Transformació Digital i és curiós que a molts encara no els soni o no acaben d’apostar per la gestió documental. Per què passa això ?: Des del nostre punt de vista, creiem que és per falta d’informació i per falta d’entesa dels veritables principis i avantatges d’una bona gestió documental.

Els documents s’acumulen a les empreses, potser no ens adonem, però les dades en un 90% de les ocasions es troben en els documents, és per això que necessitem gestionar de forma eficient els documents per evitar pèrdua de temps, duplicitat de documents , consum de paper, ser més productius en menys temps o estalviar diners, entre altres. Millorar aquests problemes, només s’aconsegueix amb una eina de digitalització clau: Un Gestor documetal (ECM).

Nosaltres des de RIC.DOC portem més de 10 anys assessorant als nostres client he intentat fer entendre a les empreses tots els beneficis que aporta un bon gestor documental, de fet un dels nostres clients ens va dir una frase que l’hem fet servir molt comercialment, “A tot i que les empreses constantment busquen la manera d’estalviar costos, molt poques són conscients del volum de diners que poden estalviar només optimitzant la gestió dels seus documents ” i aquesta frase emergeix un cop el client disposa dels nostres serveis i està treballant amb les nostres solucions.

Portem molts anys fent servir la frase de “empresa sense papers” aquest argument segueix estant en ús però cada vegada més intentem no generar documents en paper, sinó generar documents en digital en primera instància, com pot ser signar un contracte laboral de forma biomètrica o remota. D’aquesta manera tot és més ràpid i automatitzat. Aquest cas, seria un procés molt simple però on el retorn d’inversió és molt ràpid.

Una bona eina de gestió documental ens permet automatitzar els fluxos documentals. Aquesta és una problemàtica molt habitual en els nostres clients, que hem solucionat a través de solucions de Workflow ja integrades en les nostres solucions i amb total mobilitat amb les nostres app ‘s mòbils. Actualment es gasta molt de temps, amb les conseqüències de pèrdua de traçabilitat. No saber on està el document actualment, la lentitud en l’aprovació de qualsevol procés en el qual he de respondre al meu client en una data concreta. Aquesta problemàtica queda solucionada amb un bon procés de gestió documental cap a qualsevol tipus de departament, a més de garantir importants estalvis econòmics i millorar el rendiment dels empleats.

Les empreses estan prenent passos en ferm per aconseguir transformar al món digital, però encara queda un llarg recorregut, en el qual RIC.DOC està ajudant i aconsellant a millorar en qualsevol necessitat digital que necessitin els negocis. Avancem junts en el camí a la digitalització? Més a: www.ricdoc.cat