Digitalizar documentos a PDF no lo es todo

Digitalizar documentos a PDF no lo es todo¿Te has preguntado alguna vez las diferencias entre Transformación Digital y Digitalización?

 

Para poder entender en qué punto nos encontramos, tenemos que saber diferenciar entre dos conceptos clave: Digitalización y Transformación DigitalDe una manera muy resumida, podemos decir que la digitalización es transformar en digital un documento, mientras que una transformación digital implica hacer todo el proceso en digital, de principio a fin.

Transformar los documentos a PDF no quiere decir estar digitalizado

Uno de los grandes problemas que nos encontramos en el mundo empresarial es cuando una empresa cree que está digitalizada, aunque lo único que hace es convertir documentos físicos en digitales, pero sin importarle el proceso.

El ejemplo típico es el cliente que dice que ya tiene el proceso de facturas de proveedor digitalizado, cuando lo único que hace es pasar por el escáner un documento que ha seguido un proceso analógico y manual, para convertirlo en un PDF sin valor alguno.

A) Proceso manual de una factura de proveedor:

Detallo el proceso: nos llega una factura de proveedor por mail, alguien la imprime para pasarla a un responsable para que la valide. Una vez ha pasado por este punto, pasa a otra persona que coteja esta factura con el pedido y/o albarán/es. Si está todo bien, contabiliza la factura en el ERP, digitaliza todos los documentos, los anexa en el “gestor documental” del ERP, grapa los documentos y los archiva en un archivador manual A-Z.

¿Te suena ese proceso? Fíjate que lo único que se está haciendo es transformar a digital un documento en papel, pero desconociendo la traza de qué ha pasado con él.

B) Proceso digital de una empresa transformada digitalmente:

Ahora, vamos a explicar el proceso imaginando que ya nos hemos transformado digitalmente: nos llega la misma factura de proveedor por mail. Sin necesidad de imprimir (sí, sí, has leído bien, sin necesidad de imprimir), se extrae la información de la factura para poder tratar los datos de manera digital.

Una vez realizado ese proceso, se le asigna digitalmente a un responsable para su aprobación, pudiéndose hacer de manera automatizada, sin la necesidad de intervención humana. Se coteja con pedido y/o albarán/es de manera automatizada. Y, por último, se contabiliza en el ERP, escribiendo la ubicación digital de la factura para poder consultarla en cualquier momento.

La clave está en estudiar el problema

¿Qué, mejor no? Es cuestión de estudiar el problema y buscar la solución. Estamos acostumbrados como sociedad a resignarnos ante cualquier problema, o bien a buscar soluciones parciales que no nos acaban de satisfacer. ¿Y si analizamos el problema completamente y buscamos la solución más satisfactoria? Eso sí que es ser resolutivo, eso sí que nos lleva por el camino de la transformación digital.

Si te ha gustado este artículo te recomendamos el libro de ‘Transformación Digital Empresarial’, disponible también a la venta en Amazon. Además si estás pensando en realizar un cambio pero no sabes por dónde empezar, consulta nuestro programa RICDOC.

Atrévete con la Transformación Digital empresarial, digitalizar documentos a PDF no lo es todo.

 

Compartir

Deja una respuesta

Tu dirección de correo electrónico no será publicada. Los campos obligatorios están marcados con *