Conociendo al Equipo de Implementación de DocuWare

¿Alguna vez te has preguntado cómo se implanta y desarrolla esta potente herramienta en las Empresas? Acompáñanos en este artículo a conocer al Equipo de Implementación de DocuWare de RIC Solutions.

Hoy, te llevamos detrás de la pantalla para conocer a las personas que están detrás de RIC Solutions, que implementan DocuWare en las Empresas de cualquier tamaño y sector.

Retos de nuestros especialistas en DocuWare

Para entender cómo se personaliza e implanta DocuWare, nos reunimos con Enric Quesada, uno de los desarrolladores sénior que lleva más de siete años trabajando en el equipo de desarrollo de Software de RIC Solutions.

¿Cómo describirías como usuario, tu trabajo diario con el gestor documental DocuWare?

✅ Enric Quesada:

Ágil e intuitivo. Dos palabras que describen perfectamente el uso de Docuware. El trabajo diario con un gestor documental, requiere de subir documentos, editar documentos, revisar documentos o la aprobación de los mismos.

¿Cuál es el mayor desafío que enfrentas como técnico homologado de DocuWare?

✅ Enric Quesada:

El miedo al cambio del usuario. En todos los proyectos nos encontramos que los usuarios tienen miedo al cambio de una herramienta de software nueva. Pero al poco tiempo se dan cuenta que realmente es un cambio positivo, que les quita miles de horas de trabajo y que con el tiempo nos confirman que no sabrían trabajar sin ella. 

Implementando la Solución: El rol de RIC Solutions en la Transformación Digital

Una vez que hemos realizado un Análisis Funcional, entra en acción el equipo de RIC Solutions, donde nos especializamos en la implementación de esta herramienta en diversas empresas. Montserrat Espín y Juan Heredia, consultor y consultora de RIC Solutions, nos hablan de su experiencia llevando DocuWare a organizaciones de todos los tamaños.

¿Cómo es el proceso de implementación de DocuWare en una empresa?

✅ Montserrat Espín:

El proceso de implementación de un gestor documental como DocuWare a una empresa es personalizado. DocuWare dispone de funciones base en el momento de la contratación de una licencia y nosotros desarrollamos, en función de las necesidades del cliente, y programamos lo necesario para explotar la utilidad de haber contratado un gestor documentar y llegar a lo que se espera.

Optimizar los de recursos económicos, establecer circuitos para los documentos, los cuales en un 80% se vuelcan al ERP contable/financiero. Transformamos la visión que tienen las personas sobre el trabajo que realizan y organizamos la empresa.

¿Cuál es el mayor beneficio que ves cuando una empresa implementa el gestor documental de DocuWare?

✅ Juan Heredia:

Unos de los mayores beneficios que siempre comentan los clientes, es la fácil gestión de la documentación una vez implantada la solución: toda la documentación está centralizada, facilitando así el acceso a cualquier documento y tipo de documento desde cualquier sitio gracias al Cloud de DocuWare.

Teniendo en cuenta que, las empresas se ahorran espacio en archivadores físicos, dejan espacio libre para nuevos puestos de trabajo que permiten la ampliación del equipo y expansión de la empresa. También podríamos comentar la trazabilidad de la documentación dentro de los procesos o flujos de trabajo en la empresa.

En todo momento el usuario es consiente en el punto que se encuentra un proceso, que usuarios han intervenido, recibir notificaciones de cuando han habido cambios en un proceso en concreto e incluso sacar un reporte de forma masiva de cualquiera de los flujos para poder hacer un seguimiento más exhaustivo. En definitiva, ahorramos tiempo, espacio, y la posibilidad de resolver tus tareas pendientes de forma rápida, sencilla y desde cualquier ubicación.

El Valor de la Transparencia y Cercanía

El esfuerzo y la dedicación que hay detrás de cada proyecto es clave para garantizar el éxito, pero para entenderlo un poco más, hablamos con Txema Ramírez, responsable del área de Software en RIC Solutions.

¿Qué necesidades suelen tener las Empresas que acuden a RIC Solutions?

✅ Txema Ramírez: Generalmente, las empresas que se acercan a nosotros enfrentan procesos de transformación digital. Muchas de ellas son conscientes de que tienen procesos documentales que no están adecuadamente definidos, son obsoletos o se gestionan de forma manual. También suelen tener procesos con múltiples pasos sin automatización.

Estas empresas reconocen que su situación no es óptima y saben que en el mercado existen productos que pueden ayudarles a automatizar y mejorar esos procesos.

¿Qué les recomendarías a las empresas que no se atreven a dar el primer paso de hablar con un especialista?

✅ Txema Ramírez: Mi recomendación es simple: «Hablar es Gratis». Es un primer paso fácil y accesible. Muchas veces, las empresas son reticentes a iniciar una conversación porque creen que el proceso será costoso o piensan que ya tienen todo automatizado y no necesitan ayuda. A veces, también interviene la pereza.

Les sugiero que hablen con un especialista. A menudo, tienen una visión limitada de su negocio y alguien externo puede ofrecerles una perspectiva diferente sobre cómo automatizar procesos y, sobre todo, cómo ahorrar tiempo.

«La automatización no solo se traduce en eficiencia, sino que también conlleva un ahorro significativo de costes.»

Al automatizar, no solo ahorramos tiempo en los procesos, lo que se traduce en una reducción de costes, sino que también podemos reducir el uso de materiales, como papel, impresiones, etc. En esencia, el ahorro de tiempo también minimiza la posibilidad de errores.

Así que, si no están seguros de tener un problema, les animo a que expliquen cómo trabajan. Nosotros podemos ofrecerles consejos sobre cómo ser más eficientes, y a partir de ahí, podrán tomar decisiones más informadas.

«Ahorras tiempo y Errores»

Todo tiene un inicio

En RIC Solutions, creemos que la transparencia y la cercanía con nuestros usuarios son clave para seguir creciendo juntos. Por eso, seguiremos trabajando para mejorar e implantar una herramienta que realmente marque la diferencia en la gestión documental de cada empresa.

¿Te gustaría saber más sobre cómo DocuWare puede transformar tu empresa? Contáctanos hoy mismo para descubrir cómo podemos ayudarte a optimizar tus procesos y liberar tu verdadero potencial. Agendar llamada con el equipo de implenetación de DocuWare.