Índice de la guía 01 · Qué es un gestor documental 02 · Cómo funciona 03 · Carpetas vs. gestor documental 04 · Principales beneficios 05 · Casos de uso 06 · Cómo elegirlo 07 · Qué debería ofrecer 08 · Integración con ERP 09 · DocuWare 10 · Preguntas frecuentes Guía de gestión documental Un gestor documental no sirve únicamente para guardar archivos. Su verdadero valor está en conseguir que la información pueda encontrarse, compartirse, controlarse y formar parte de los procesos de una empresa. Además, permite reducir la dependencia de carpetas, nombres de archivo o del conocimiento de una persona concreta. Definición rápida Un gestor documental es un software que permite centralizar, clasificar, buscar, consultar y gestionar documentos empresariales. Además, puede controlar accesos, aportar trazabilidad y conectar la documentación con otros procesos y aplicaciones. ¿Qué es un gestor documental? Un gestor documental —también denominado software o sistema de gestión documental— permite organizar la información de una empresa de forma estructurada y centralizada. Qué cambia frente a guardar archivos en carpetas La diferencia no está solamente en dónde se almacena el archivo. Un sistema de gestión documental permite asociar información al propio documento: proveedor, cliente, fecha, número de factura, proyecto, departamento, estado o cualquier otro dato relevante. De este modo, la información puede localizarse posteriormente sin depender únicamente del nombre del fichero o de recordar en qué carpeta terminó archivado. Además, un documento puede formar parte de otras acciones: revisarse, aprobarse, compartirse con determinadas personas, relacionarse con otros documentos o conectarse con aplicaciones como el ERP. ◎ Centralizar Reunir la documentación en un entorno común y controlado. ⌕ Encontrar Recuperar información mediante distintos criterios de búsqueda. ✓ Controlar Definir quién puede consultar o gestionar cada información. ↔ Conectar Hacer que documentos, personas y aplicaciones formen parte del mismo proceso. ¿Cómo funciona un sistema de gestión documental? Aunque cada proyecto puede ser diferente, la mayoría de sistemas de gestión documental trabajan alrededor de un recorrido parecido. En primer lugar, el documento entra en la organización. Después, se identifica y se organiza. Finalmente, puede participar en un proceso y quedar disponible para futuras consultas. Del documento al dato y del dato al proceso Por ejemplo, una factura puede llegar por correo electrónico, clasificarse mediante sus datos, iniciar una aprobación y quedar posteriormente disponible para Finanzas. 01 Entrada El documento llega por correo, escáner, formulario o aplicación empresarial. 02 Clasificación Se identifica el tipo de documento y la información necesaria. 03 Archivo Queda relacionado con los datos que permitirán localizarlo después. 04 Proceso Puede iniciar una revisión, aprobación o validación. 05 Consulta La información queda disponible para las personas autorizadas. Carpetas compartidas vs. gestor documental Las carpetas compartidas siguen siendo válidas para determinadas necesidades. Sin embargo, cuando aumenta el volumen de documentos, intervienen más personas o la información forma parte de procesos que necesitan seguimiento, pueden empezar a quedarse cortas. Cuándo una estructura de carpetas deja de ser suficiente Por ejemplo, si localizar un contrato exige conocer quién lo recibió, cómo se llamó el archivo y en qué carpeta se guardó, la búsqueda depende demasiado del conocimiento previo de la estructura. En cambio, un gestor documental permite utilizar información relacionada con el propio documento para recuperarlo. Carpetas compartidas Organizan archivos mediante una estructura conocida Necesitas conocer dónde está guardado el documento. La búsqueda depende del nombre de archivo o estructura utilizada. El contexto suele gestionarse fuera del archivo. Gestor documental Organiza la información para poder recuperarla y utilizarla Permite buscar mediante datos relacionados con el documento. Puede aportar permisos, trazabilidad y control. Puede participar en aprobaciones y otros procesos. Además, consulta nuestra guía sobre cómo encontrar documentos cuando no recuerdas dónde se archivaron → Principales beneficios de un gestor documental El objetivo no debería ser simplemente digitalizar más documentos. Al contrario, el valor aparece cuando la información resulta más accesible, controlable y útil. Beneficios que afectan al trabajo diario ✓ Encontrar información más fácilmente Buscar por proveedor, cliente, fecha o referencia. ✓ Centralizar documentación Reducir la dispersión entre carpetas y correos. ✓ Controlar accesos Definir quién puede consultar determinada información. ✓ Aportar trazabilidad Conocer estados y acciones realizadas. ✓ Automatizar procesos Activar revisiones, aprobaciones o avisos. ✓ Reducir dependencia de personas Evitar depender de quién recuerda dónde está cada documento. Casos de uso de gestión documental por departamentos La gestión documental es transversal. Por eso, el mismo sistema puede resolver necesidades distintas según el departamento. Departamento Documentos habituales Ejemplos de uso Finanzas Facturas, pedidos y justificantes Recepción, aprobación y archivo. RRHH Contratos y expedientes Organización y acceso controlado. Compras Pedidos y documentación de proveedores Revisión y aprobación. Dirección Contratos e información corporativa Acceso rápido y trazabilidad. Calidad Procedimientos y registros Consulta de documentación vigente. Administración Expedientes y documentación interna Centralización y búsqueda. Cómo elegir un gestor documental para tu empresa Elegir un gestor documental únicamente comparando funcionalidades puede llevar a implantar una solución que no encaje con la forma real de trabajar de la organización. Antes de comparar software, analiza el proceso Por eso, antes de evaluar fabricantes o productos, conviene analizar el recorrido actual de la información. 01 Qué documentos gestionas Facturas, contratos, expedientes o pedidos. 02 De dónde llegan Correo, ERP, formularios o portales. 03 Quién necesita acceder Qué departamentos los utilizan. 04 Cómo necesitas encontrarlos Qué datos recuerdas cuando los buscas. 05 Qué ocurre después Revisión, aprobación, firma o envío. 06 Con qué debe conectarse ERP, CRM u otras herramientas. Qué características debería tener un gestor documental moderno No todas las empresas necesitan exactamente las mismas funciones. Sin embargo, existen capacidades que conviene valorar. Más allá del almacenamiento ⌕ Búsqueda Localizar documentos mediante diferentes datos, criterios y contenido. ≡ Clasificación Organizar documentos utilizando datos estructurados y categorías coherentes. ◯ Permisos Controlar qué personas pueden consultar, editar o gestionar la información. ↗ Trazabilidad Consultar estados, acciones realizadas e información asociada. → Automatización Permitir que determinados documentos activen tareas, avisos o procesos. ↔ Integración Conectar la documentación con ERP, CRM y otras aplicaciones empresariales. Ecosistema empresarial Integración del gestor documental con ERP y otros sistemas Un gestor documental no debería convertirse necesariamente en otra aplicación aislada. De hecho, en muchos proyectos una parte importante del valor aparece cuando la documentación puede relacionarse con las herramientas que la empresa ya utiliza. Por qué importa la integración Por ejemplo, una factura puede llegar al sistema documental, clasificarse, pasar por una aprobación y posteriormente relacionarse con información del ERP. Del mismo modo, un contrato puede quedar asociado a un cliente o proveedor. Por tanto, integrar sistemas ayuda a evitar que cada aplicación funcione como una isla. ERP CRM Finanzas RRHH Correo electrónico Formularios Por eso, al comparar sistemas de gestión documental conviene preguntar no solo qué puede hacer el software, sino cómo encajará con lo que ya utiliza la empresa. Gestión documental con DocuWare Qué es DocuWare y cuándo puede tener sentido implantarlo DocuWare es una plataforma de gestión documental y automatización de procesos documentales que permite centralizar información, clasificar documentos, realizar búsquedas, gestionar accesos y crear procesos alrededor de la documentación. Cuándo tiene sentido valorar DocuWare Por ejemplo, puede utilizarse en escenarios como gestión de facturas, contratos, expedientes, documentación de empleados o procesos de aprobación. Además, puede formar parte de un ecosistema empresarial más amplio, conectándose con otras aplicaciones y procesos existentes. DocuWare tiene especialmente sentido cuando el objetivo ya no es simplemente guardar documentos, sino conseguir que la información pueda encontrarse, controlarse y avanzar dentro de procesos empresariales. No obstante, esto no significa que una empresa tenga que transformar toda su gestión documental de una vez. En muchos casos resulta más práctico empezar por un proceso concreto y evolucionar posteriormente. Si quieres profundizar específicamente en la plataforma, consulta nuestra guía completa sobre qué es DocuWare → Preguntas frecuentes Preguntas frecuentes sobre gestores documentales 01 ¿Qué diferencia hay entre almacenamiento en la nube y un gestor documental? + El almacenamiento en la nube permite principalmente guardar y compartir archivos. En cambio, un gestor documental añade clasificación, búsqueda avanzada, permisos, trazabilidad y automatización. 02 ¿Un gestor documental sustituye al ERP? + No. De hecho, en muchas empresas un gestor documental es un complemento muy eficaz del ERP. El ERP gestiona datos y operaciones del negocio. Por su parte, el gestor documental organiza, localiza y procesa la documentación relacionada. 03 ¿Se pueden buscar palabras dentro de los documentos? + Depende de la solución y del tipo de documento. En el caso de DocuWare, sí. DocuWare permite realizar búsquedas de texto completo, además de utilizar filtros y datos asociados al documento. Para ver este escenario con más detalle, consulta: cómo encontrar documentos con un gestor documental → 04 ¿Qué tipos de documentos pueden gestionarse? + Facturas, contratos, expedientes, pedidos, documentación de clientes, proveedores, RRHH, procedimientos y muchos otros tipos. 05 ¿Cómo saber si mi empresa necesita un gestor documental? + Si localizar información depende demasiado de carpetas, correos o del conocimiento de determinadas personas, conviene revisar si la estructura actual sigue siendo suficiente. 06 ¿Cómo elegir una empresa especializada? + Conviene valorar experiencia en análisis de procesos, implantación, integración, soporte y capacidad para entender cómo trabaja la empresa. 07 ¿Por qué trabajar con RIC Solutions? + En RIC Solutions partimos del análisis de cómo se recibe, organiza, consulta y utiliza actualmente la información. A partir de ahí, podemos valorar cómo encaja una solución como DocuWare con las herramientas y procesos que la empresa ya utiliza. 08 ¿Por dónde empezar? + Empieza por un proceso concreto. Analiza cómo entra el documento, quién interviene, qué información necesita y con qué sistemas debe conectarse. Consultoría documental Antes de elegir un gestor documental, entiende cómo trabaja hoy tu empresa En RIC Solutions analizamos cómo se reciben, clasifican, buscan y utilizan actualmente los documentos para detectar qué puede simplificarse y qué solución tiene sentido aplicar. Solicitar consultoría documental →