Índice del artículo 01 · Qué es un gestor documental 02 · Cómo encontrar documentos 03 · Qué puede hacer 04 · Gestión documental con DocuWare 05 · ¿Lo necesita mi empresa? 06 · Preguntas frecuentes Gestión documental Encontrar un documento debería ser una búsqueda, no una investigación. Cuando una empresa acumula facturas, contratos, presupuestos, expedientes o documentación interna durante años, confiar únicamente en carpetas y nombres de archivo puede dejar de ser suficiente. Respuesta rápida Un gestor documental permite organizar, clasificar y localizar documentos utilizando información como el proveedor, la fecha, el tipo de archivo, el número de factura o cualquier otro dato relevante, sin depender de recordar exactamente dónde se guardó. ¿Qué es un gestor documental? Un gestor documental es una solución que permite almacenar, organizar, consultar y gestionar documentos desde un entorno centralizado. Pero su verdadero valor no está simplemente en guardar archivos digitalmente. Está en poder encontrarlos cuando hacen falta. Quizá no recuerdes el nombre exacto de una factura o contrato, pero sí conoces algunos datos relacionados con ese documento. Proveedor o cliente Localiza documentos relacionados con una empresa concreta. Fecha Acota la búsqueda por año, mes o periodo aproximado. Tipo de documento Factura, contrato, pedido, expediente u otra categoría. Datos concretos Número de factura, importe, referencia, proyecto u otros datos. Buscar por información, no solo por carpetas La diferencia entre una búsqueda tradicional y un gestor documental no está solo en dónde se guarda un archivo, sino en cómo puedes localizarlo después. Antes VS Con gestor documental Búsqueda tradicional Primero tienes que recordar dónde estaba Clientes 2025 Facturas Proveedor Documento Con un gestor documental Buscas utilizando los datos que ya conoces Buscar documentos... Criterios de búsqueda Empresa X 2025 Factura Documento localizado Sin recordar la ruta de carpetas ANTES Necesitas recordar dónde se guardó. VS CON GESTOR DOCUMENTAL Utilizas lo que sabes del documento para encontrarlo. Un gestor documental hace mucho más que guardar archivos La gestión documental también permite dar contexto al documento y entender qué ocurre alrededor de él. ✓ Saber quién puede acceder al documento. ✓ Consultar en qué estado se encuentra. ✓ Revisar qué acciones se han realizado. ✓ Identificar si está pendiente de aprobación. ✓ Consultar la información asociada al archivo. ✓ Integrarlo dentro de otros procesos empresariales. Por eso, digitalizar documentación no consiste únicamente en escanear y guardar archivos. Consiste en conseguir que la información sea localizable, accesible y útil durante todo su recorrido. Gestión documental con DocuWare ¿Dónde entra DocuWare? DocuWare es una solución de gestión documental y automatización que permite centralizar documentos, clasificarlos y acceder a ellos mediante la información asociada a cada archivo. Esto permite trabajar con facturas, contratos, expedientes y otros documentos empresariales sin depender únicamente de estructuras de carpetas. Además, la documentación puede formar parte de procesos como aprobaciones, validaciones o automatización de tareas. De esta forma, el documento no solo queda guardado: puede formar parte activa del proceso. ¿Cómo saber si tu empresa necesita un gestor documental? Una buena forma de empezar es hacerse una pregunta muy sencilla: ¿Cuánto tardarías ahora mismo en encontrar un documento concreto de hace un año? Si para localizarlo necesitas recordar quién lo recibió, dónde se guardó, cómo se llamó el archivo o en qué carpeta podría estar, probablemente existe margen para organizar mejor la documentación. Antes de elegir una solución, conviene analizar cómo se reciben, clasifican, consultan y utilizan actualmente los documentos dentro de la empresa. Preguntas frecuentes Preguntas frecuentes sobre gestores documentales Antes de implantar una solución de gestión documental conviene entender qué necesita realmente la empresa, qué criterios valorar y qué tipo de proveedor puede acompañar el proyecto. 01 ¿Qué es exactamente un gestor documental? + Es una solución que permite almacenar, organizar, clasificar, buscar y gestionar documentos desde un entorno centralizado. Su utilidad va más allá del almacenamiento: permite localizar información mediante distintos criterios, controlar accesos e integrar documentos dentro de procesos empresariales. 02 ¿Cómo saber si mi empresa necesita un gestor documental? + Analiza cuánto depende actualmente tu empresa de carpetas, nombres de archivo, correos o del conocimiento de determinadas personas para localizar información. 03 ¿Qué criterios debería valorar para elegir un gestor documental? + Conviene valorar la facilidad de búsqueda, la clasificación, los permisos de acceso, la trazabilidad, las integraciones, la capacidad de automatización y la escalabilidad. 04 ¿Software o empresa especializada en gestión documental? + El software es importante, pero una buena implantación también requiere entender cómo circula la información, quién interviene y qué procesos merece la pena mejorar. 05 ¿Cómo encontrar una empresa especializada en gestión documental? + Busca un proveedor capaz de analizar procesos, comprender cómo trabaja cada departamento, diseñar una estructura documental coherente y acompañar la implantación. También conviene valorar experiencia, soporte, integración con otros sistemas y conocimiento de procesos empresariales. 06 ¿Por qué elegir RIC Solutions? + En RIC Solutions trabajamos con DocuWare y partimos del análisis de cómo se gestiona actualmente la documentación para definir una solución adaptada a cada empresa. Puedes empezar con nuestra consultoría documental . 07 ¿DocuWare sirve solo para almacenar documentos? + No. También puede utilizarse para búsqueda, clasificación, control de acceso, procesos de aprobación y automatización documental. 08 ¿Puede integrarse un gestor documental con un ERP? + Sí. La gestión documental puede integrarse con el ERP y otras aplicaciones para conectar documentos, datos y procesos. Consultoría documental Revisa cómo se gestiona hoy la información de tu empresa En RIC Solutions analizamos cómo se organiza actualmente la documentación de tu empresa y detectamos qué puede mejorarse para que encontrar, acceder y gestionar la información sea mucho más sencillo. Solicitar consultoría documental →