Com es pot digitalitzar una escola?

Després de finalitzar l’estat d’alarma, moltes escoles han començat a plantejar el curs que ve, i entre elles s’han fixat buscar eines digitals que els permeti millorar la comunicació amb els pares/alumnes i la gestió genèrica del centre, però per on podem començar a digitalitzar una escola?

Començar per la comunicació amb els pares/alumnes és un bon punt de partida per a iniciar un procés de Transformació digital.

Fins ara moltes de les comunicacions que mantenen les escoles amb els pares dels alumnes són per trucada, videoconferència o bé per escrit si han de sol·licitar alguna autorització formal.

Aquest tràmit manual de sol·licitud de signatura manuscrita, se li lliura a l’alumne, perquè aquest li ho entregui als pares i ho torni a l’escola degudament emplenat i signat.

Els desafiaments que se solen trobar són:

• Retard de lliurament de tornada del document, en moltes ocasions fins data fi
• Deterioració del paper informatiu
• Generar segones còpies per la pèrdua del document
• Magatzematge del document de manera temporal o fins a la finalització de l’etapa educativa de l’alumne

Aquest mateix procediment el podem digitalitzar gràcies al sistema de signatures electròniques. Implantar solucions com RICSigner, permet als treballadors del centre acabar amb aquest procés manual, podent manar comunicats de manera àgil, segura i legal

Exemple d’un procés digital

Amb tan sols un clic, podem fer un enviament massiu per cursos o classes, per a sol·licitar l’autorització dels pares, on totes les respostes i signatures quedaran registrades en la plataforma en línia RICSigner, i d’aquesta manera controlar tota la seva traçabilitat.

Alguna de les millores que obtenen les escoles a curt termini són:

• Estalvi en impressió i espai físic de la documentació
• Comunicació immediata amb els pares/alumnes
• Respostes instantànies
• Traçabilitat del document a signar
• Garanties legals en tots els comunicats amb els pares dels alumnes

En tractar-se d’una solució digital, la documentació queda degudament custodiada, on es pot vincular amb un gestor documental, ERP, plataforma educativa, per a agilitzar així molts processos d’arxivat i cerca de documents.

L’ús més habitual de les signatures digitals en escoles:

• Sortides extraordinàries
• Sol·licituds de PCR expressa
• Presa de medicació, intoleràncies, al·lèrgies, …
• Revisions mèdiques
• Per al personal intern la signatura de qualsevol contracte laboral o amb algun proveïdor.

I la segona fase seria implementar un Software de Gestió Documental per a mantenir digitalitzada tots els documents i expedients de l’escola, per a així aconseguir reduir costos d’impressió, d’espai i sobretot automatitzar cadascuna de les cerques recents com a expedients d’exalumnes de fa anys.

Vols saber com digitalitzar la teva escola?

Ara tens l’oportunidad de realitzar una consultoria tecnològica per escoles 100% gratuïta, on et donarem les pautes i els millors consells per començar el procés de digitalització.